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Muitos gestores ficam apreensivos quando o tema “auditoria” é mencionado – e não é por menos. Podemos comparar o processo com um diagnóstico detalhado de saúde, em que o check-up identifica o estado atual da empresa, seus problemas mais ocultos e oportunidades de melhoria.
Apesar de desafiadoras, as auditorias são necessárias para garantir que a organização esteja em dia, seja em relação aos seus processos ou a normas que devem ser seguidas.
Por avaliar aspectos importantes como a conformidade legal, eficiência operacional e segurança de processos, uma auditoria interna de sucesso pode contribuir (e muito!) com o crescimento sustentável do negócio.
Neste conteúdo, você vai entender o que é uma auditoria, suas funções, como funciona o processo e seus diferentes tipos, além de dicas para o preparo de auditorias externas e internas. Boa leitura!
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O que é auditoria?
Auditoria é o processo de examinar ou analisar, podendo ser aplicado a um produto, serviço, setor específico, resultados apresentados, despesas ou até mesmo à organização em sua totalidade.
O objetivo de uma auditoria é verificar se as práticas estão alinhadas com as regras, normas, legislações, regulamentos e políticas internas, e pode ser feito por um auditor interno ou externo.
Para que serve a auditoria?
Com foco nas práticas da instituição, a auditoria é fundamental para identificar e corrigir erros com mais agilidade, garantindo que os processos ajustem-se rapidamente às normas estabelecidas. Além disso, também é responsável por:
- Conter riscos: identifica potenciais problemas antes que se tornem questões maiores, permitindo tomar atitudes preventivas;
- Aumentar a eficiência operacional: contribui para a otimização dos processos, aumentando a produtividade e reduzindo custos;
- Fortalecer a confiança dos stakeholders: uma auditoria bem conduzida reforça o compromisso com a transparência e a integridade da organização, melhorando a relação entre investidores, parceiros e clientes.
Como funciona uma auditoria?
O processo de auditoria envolve uma série de etapas interligadas, desde o planejamento inicial até a implementação das ações corretivas. A começar pelo planejamento, é necessário:
- Definição do escopo: o que será auditado, quais áreas e processos serão impactados;
- Seleção da equipe: escolha de auditores com as qualificações e experiência necessárias;
- Elaboração do plano: quais os objetivos, procedimentos, recursos necessários e cronograma;
- Identificação dos critérios: padrões e requisitos para avaliação dos processos.
Com as informações definidas no planejamento, começa uma etapa crucial para um resultado positivo da auditoria: a coleta de evidências, processo que envolve:
- Revisão de documentos: análise de documentos relevantes como políticas, procedimentos, registros contábeis e contratos;
- Entrevistas: conversas com colaboradores para mais informações e entender os processos sob a sua perspectiva;
- Observação direta: acompanhar as atividades em andamento para verificar se os procedimentos estão de acordo com as definições estabelecidas;
- Testes: realizar testes para verificar a eficácia dos controles e processos internos.
Com as evidências em mãos, é o momento de realizar uma avaliação minuciosa e comparar os resultados das análises com os critérios estabelecidos para a auditoria, identificando possíveis desvios e avaliando seus riscos.
Com a avaliação feita, é hora de elaborar o relatório com o trabalho realizado até então:
- Resumo das descobertas: apresentação de um resumo dos resultados do processo;
- Identificação das não conformidades: detalhar as áreas onde foram encontradas não conformidades, suas origens e seus possíveis impactos na organização;
- Recomendações: ações corretivas para solucionar os problemas identificados.
Por fim, o resultado de todo o processo consiste no momento de apresentar o relatório feito à administração da empresa e implementar as devidas correções, acompanhando de perto para verificar a sua eficácia.
Tipos de auditoria
Existem diversos tipos de auditoria, cada uma com objetivos de avaliação distintos para a empresa. Abaixo, você confere como funciona e seus objetivos para a instituição.
Auditoria interna
O modelo interno é conduzido por um departamento ou equipe dentro da própria organização. Seu objetivo é avaliar e evoluir processos internos, identificando riscos e propondo melhorias para melhorar a rotina.
É uma ferramenta valiosa para o gestor que busca uma melhoria contínua sobre as suas operações e ainda o prepara para uma auditoria externa, já que permite antecipar ações corretivas de irregularidades e fortalecer a cultura do compliance no ambiente de trabalho.
Auditoria externa
Já o formato externo, como o próprio nome diz, é realizado por uma empresa ou profissional independente, com o foco em validar as informações financeiras e operacionais, de forma que os dados apresentados ao público (ou stakeholders) sejam seguros.
Este modelo é fundamental para garantir a transparência e a credibilidade do negócio, já que oferece uma visão imparcial e mais confiável dos processos e resultados. Além disso, é uma maneira de cumprir com exigências regulatórias, fortalecendo a relação com investidores.
Auditoria ambiental
O formato ambiental, por sua vez, avalia a conformidade das atividades da empresa com as regulamentações ambientais e normas (como a ISO 14001). Este tipo de auditoria é essencial para organizações que buscam diminuir seu impacto ambiental e garantir práticas sustentáveis em suas operações.
Auditoria de qualidade
O modelo de qualidade verifica a conformidade dos produtos e serviços com os requisitos e normas técnicas (como é o caso da ISO 9001), assegurando a qualidade e confiabilidade. É feita por meio da análise de processos e sistemas, contribuindo para a prevenção de erros e garantindo que a entrega atenda ou supere as expectativas dos clientes.
Auditoria hospitalar
O tipo de auditoria hospitalar é um processo contínuo para identificar oportunidades de melhoria nos processos e práticas de organizações (públicas e privadas) de saúde. A avaliação da conformidade com os padrões estabelecidos contribui para otimizar recursos e aumentar a satisfação do paciente, além de garantir a regularidade com as normas hospitalares.
Auditoria contábil
A contábil, por sua vez, é um processo que desempenha um papel crucial na prevenção de fraudes e erros contábeis. Ao analisar os registros financeiros e os controles internos, é responsável por contribuir para a integridade das informações e proteger o patrimônio da empresa.
Auditoria operacional
A operacional fornece ao gestor informações valiosas para tomada de decisões estratégicas. Ao avaliar o desempenho das operações, é possível identificar oportunidades de melhoria e apoiar na alocação eficiente dos recursos, contribuindo para o crescimento e a sustentabilidade do negócio.
Auditoria de gestão
Este modelo é responsável por avaliar a gestão dentro de uma organização, que pode envolver desde o tipo de abordagem, até as práticas de prevenção de acidentes (conforme avaliado pela CIPA, por exemplo). A análise é feita para identificar oportunidades para melhorar o desempenho como um todo e alcançar resultados melhores para o negócio.
Auditoria de sistemas
Por fim, este formato avalia a segurança e a integridade dos sistemas de informação de uma empresa, verificando a conformidade com as políticas de segurança e as regulamentações aplicáveis (como a LGPD). É responsável por garantir que os dados estejam protegidos e íntegros, aumentando a confiabilidade das informações do negócio.
Como se preparar para uma auditoria externa?
Preparar-se é fundamental para garantir que a empresa esteja de acordo com os critérios e seja capaz de passar pela auditoria com sucesso. Confira algumas etapas importantes para apoiar a sua gestão no processo.
Revise os requisitos da auditoria
Cada formato possui requisitos únicos. Por isso, o primeiro passo é identificar os aspectos que serão avaliados antes de iniciar a preparação. Esta análise permite personalizar os procedimentos e garantir que todos os requisitos sejam atendidos.
Organize os documentos e registros
Documentos são a base de toda auditoria, portanto, manter os registros atualizados e organizados é fundamental para economizar tempo durante o preparo. Neste sentido, a digitalização é um recurso poderoso, que pode contribuir para facilitar o processo e garantir o acesso rápido e seguro de informações.
Identifique áreas críticas
Com os devidos registros, realize uma análise minuciosa em cada área da empresa para identificar aspectos de vulnerabilidade. Ao concentrar os esforços nas áreas com maior risco de não conformidade, é possível que a gestão se antecipe com medidas preventivas e diminua as chances de problemas durante a auditoria.
Treine a equipe envolvida
Capacitar os colaboradores é uma etapa-chave do preparo. Ao proporcionar um conhecimento aprofundado sobre seus papéis, os critérios de avaliação e os documentos necessários entre todos os envolvidos, é possível minimizar erros e gerar resultados melhores, uma vez que todos estarão alinhados em torno do mesmo propósito.
Realize uma auditoria interna prévia
Para além do preparo para auditorias específicas, realizar o processo internamente incentiva uma cultura de melhoria contínua na empresa. Ao identificar as áreas que precisam de ajustes, os gestores podem tomar medidas corretivas e preventivas, garantindo a conformidade com os requisitos e tornando a organização, como um todo, mais eficiente.
Corrija não conformidades identificadas
Com o resultado da auditoria interna, já é possível atuar na correção de não conformidades e prevenir alguns problemas futuros. A implementação de ações corretivas e o acompanhamento dos resultados ajudam a preparar a empresa e seus colaboradores para auditorias externas.
Defina responsáveis para o acompanhamento
Com o devido treinamento realizado, é hora de selecionar os colaboradores para acompanhar o processo. Atribuir responsabilidades facilita a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe. Ao saber quem é responsável por cada tarefa, todos podem trabalhar de maneira coordenada e garantir que a organização esteja preparada para a auditoria.
Estabeleça uma comunicação clara com o auditor
A comunicação aberta e transparente é fundamental. Ao responder aos questionamentos de forma assertiva, os gestores demonstram senso de colaboração e garantem que todos os requisitos sejam atendidos, evitando surpresas durante a jornada.
Prepare-se para perguntas e verificações
O processo envolve questionamentos detalhados e verificações minuciosas. Para garantir seu sucesso, é essencial preparar-se para responder às perguntas de maneira clara e objetiva. Organize a documentação necessária para fornecer evidências sólidas que suportem suas respostas.
Garanta a disponibilidade dos recursos necessários
Como citado em tópicos anteriores, a auditoria é feita a partir de registros. Manter todos os documentos e arquivos (desde um simples e-mail até planilhas de controle) para a análise organizados e prontamente disponíveis é parte importante do processo. A prática reforça a confiança no sistema de controle interno e contribui para uma avaliação positiva.
Como conduzir uma auditoria interna?
Agora que você já sabe como preparar-se para auditorias externas, é importante saber conduzir o processo internamente para que a melhoria contínua seja uma realidade e não fique apenas na teoria.
Confira algumas etapas-chave para realizar a avaliação internamente de maneira eficiente.
Planeje a auditoria
O planejamento é a primeira etapa de quase todas as coisas – e aqui não seria diferente. É o momento de definir aspectos gerais do processo, como a definição de prazos, colaboradores envolvidos e áreas a serem auditadas.
Defina o escopo e os objetivos
Após definir o ponto de partida com o planejamento, é hora de especificar mais as informações e definir o escopo da auditoria, bem como os objetivos que se busca alcançar por meio de atividades prioritárias, áreas críticas, etc.
Dessa forma, é possível traçar um objetivo comum claro para todos estejam alinhados na mesma página.
Selecione a equipe de auditoria
A escolha da equipe de auditoria é estratégica e necessária para um bom resultado. É importante combinar experiência e conhecimento técnico necessários para avaliar as áreas em questão com uma diversidade de habilidades que garantam uma auditoria imparcial e eficaz.
Colete dados e informações
A coleta de dados e informações é parte necessária da jornada. Para otimizar o processo, utilize ferramentas que permitam o controle de prazos e garantam a organização de todos os dados relevantes. Isso contribui com uma coleta eficiente e precisa das informações necessárias para uma análise completa e detalhada.
Analise os processos e controles
A análise dos processos e controles internos tem como foco verificar se as operações estão de acordo com as normas e regulamentações aplicáveis.
Ao avaliar os processos com base em evidências documentais e critérios objetivos, é possível identificar quais estão alinhados ou não, o que nos leva para a próxima etapa.
Identifique não conformidades e riscos
A análise detalhada dos processos deve focar em identificar qualquer não conformidade ou risco que possa comprometer a eficiência da organização. Nesta etapa, é necessário detectar falhas nos processos, vulnerabilidades de segurança e desvios em relação às políticas internas.
Elabore os relatórios
A partir da análise, é hora de desenvolver um relatório claro e objetivo, apresentando de forma detalhada os aspectos avaliados e suas oportunidades de evolução.
Neste contexto, os relatórios se tornam ferramentas poderosas para gestores tomarem decisões estratégicas e promoverem a melhoria contínua dos processos a partir dos dados relatados.
Apresente os resultados
A apresentação dos resultados da auditoria deve ser direta e permitir que a administração compreenda rapidamente os pontos fortes e as oportunidades de melhoria da organização. É uma etapa importante para contribuir com o processo de tomada de decisões, além de implementar as ações necessárias para o alcance dos objetivos do negócio.
Implemente ações corretivas
Com base nos achados da auditoria, as ações de correções necessárias são levantadas e implementadas para os desvios apresentados na análise.
É uma etapa essencial para garantir que a organização esteja pronta para auditorias externas no futuro e mantenha o processo de melhoria contínua ativo como parte da cultura organizacional.
Monitore e acompanhe os resultados
Por fim, é hora de acompanhar os resultados para garantir que as melhorias feitas estão sendo eficientes.
A automação de processos facilita este acompanhamento, proporcionando dados em tempo real para tomada de decisões mais ágil. Monitorar constantemente permite identificar rapidamente desvios e ajustar as ações.
Conclusão
A auditoria não é um processo simples – e nem deve ser. Cada etapa é pensada para extrair o que a empresa possui de melhor e pior, explorando oportunidades e melhorando pontos fracos. Para tanto, uma equipe alinhada com suas práticas e objetivos é fundamental para tirar a ideia do papel.
Neste sentido, acompanhar o engajamento dos colaboradores em relação às políticas e processos internos se faz necessário para entender seus níveis de engajamento e como aumentá-los. Este alinhamento é parte importante não só para uma auditoria de sucesso, como também para o crescimento sustentável da empresa como um todo.
E você, sabe a quão alinhada é a sua equipe? Confira nosso quiz de comunicação interna e receba um diagnóstico com as melhores práticas para o seu negócio!
