Agilizar processos burocráticos pode parecer até mesmo um mito ou ilusão. Afinal, a burocracia já faz parte da vida do brasileiro há muito tempo e a ideia de simplificar parece algo muito distante. Sabemos que a inflexibilidade muitas vezes torna um processo que poderia ser simples em algo trabalhoso e que no final acaba se tornando uma grande dor de cabeça.
Entretanto, por mais que a burocracia possa parecer um bicho de sete cabeças, é essencial entender que ela não precisa ter sempre essa conotação tão negativa e agilizar esses processos não é algo tão difícil assim. É por isso que hoje nós vamos mostrar para você de uma forma simples a importância de simplificar processos burocráticos e como colocá-la em prática.
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O que é burocracia?
Burocracia é todo aquele processo com regras, obrigações e trâmites obrigatórios que precisam ser seguidos para chegar no ponto final. Você com certeza já precisou seguir uma série de procedimentos para conseguir cumprir as etapas necessárias de um processo. Isso nada mais é do que a burocratização.
O problema é que, muitas vezes, as gestões optam por caminhos mais longos e cansativos para seguir todos os passos de um processo. E se a lentidão é uma realidade de empresas do setor privado, a coisa não seria diferente na administração pública.
A lentidão em diversos trâmites acaba confundindo o cidadão a entender com clareza como funciona todo o processo. Já quando a administração pública conta com o suporte de um sistema, por exemplo, ajuda a tornar tudo mais transparente e confiável.
Sem essa clareza, o cidadão acaba perdendo a confiança na administração por não conseguir entender o que está de fato acontecendo e se tudo está sendo da forma como deve ser.
A importância de agilizar processos burocráticos
Se pararmos para analisar, a burocratização vem para garantir a veracidade, a segurança e, principalmente, a organização dos serviços. Ou seja, na teoria é um benefício para a população. Mas por que será que muitos a veem de forma negativa, relacionando-a à lentidão?
Podemos manter certos processos para continuar garantindo um serviço de qualidade e seguro, mas conseguir evoluir, se atualizar e se conectar ao novo mundo é com certeza um ganho muito maior para a população do que você imagina. Afinal, ao utilizar processos digitais e um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) você tem:
- Uma maior agilidade na gestão dos processos e a otimização do tempo, uma vez que não precisa mais manter certas etapas que hoje são obrigatórias e de descentralizar certas responsabilidades;
- Economia de tempo, de profissionais e com isso a redução de gastos públicos, principalmente em relação aos custos operacionais;
- Transparência ainda maior sobre todos os processos;
- A conquista da confiança do cidadão na sua gestão.
Claro que essas são apenas alguns dos inúmeros benefícios que plataformas digitais podem trazer para a administração pública. Mas agora a questão é: por onde começar?
6 passos para agilizar processos burocráticos na administração pública
Para ajudar nesse passo tão importante, trouxemos seis dicas essenciais de como ajudar a passar por esse processo. Confira:
1. Reavalie fluxos de trabalho
Um item de extrema importância é a reavaliação dos fluxos de trabalho. E para conseguir entender é fácil: muitas pessoas imaginam que a burocracia tem a ver apenas com o fato de ter que lidar com papeladas, documentos e contratos. Mas na verdade vai muito além do papel.
É muito importante reavaliar todos aqueles tipos de tarefas que estão sendo seguidas e que, na verdade, não geram mais nenhum benefício real para a administração. Ou seja, você continua lidando e perdendo tempo com coisas que não são mais necessárias.
Ao reavaliar como o fluxo funciona e quais são as etapas que não fazem mais sentido, você poupa recurso e melhor, o seu tempo.
2. Automatize e digitalize processos
Um dos primeiros passos quando falamos em agilizar processos burocráticos é ter o fácil acesso às informações. E que forma melhor de fazer isso do que investir em um sistema que automatize a sua gestão?
Chega de tantos papéis e pastas entulhadas em um canto onde é necessário perder horas de trabalho para conseguir encontrar aquela informação que você precisa. Ao digitalizar os processos com a ajuda de uma ferramenta específica para isso, você reduz esforços gastos em tarefas repetitivas que podem consumir tempo demais.
3. Treine os servidores
Melhor do que contar com um sistema único, é poder contar com servidores eficientes. Um dos passos importantes para deixar a lentidão na burocracia de lado, é investir também no desempenho e na performance daqueles que trabalham para você.
Ao investir em um bom treinamento, você aumenta a produtividade, melhora o ambiente de trabalho dentro de uma gestão pública, reduz os erros e retrabalhos, além de contar com um atendimento muito mais eficiente para a população.
4. Promova melhorias na comunicação interna
Que a comunicação pode quebrar barreiras isso nós já sabemos. Quando a comunicação interna de uma administração pública melhora e se torna mais eficiente, isso reflete no atendimento oferecendo um serviço público de qualidade.
Afinal de contas, a boa comunicação influencia diretamente na forma como os servidores se empenham em seus serviços e na entrega deles. Por isso, que tal começar promovendo reuniões curtas e com objetivos claros? Ou então por que não investir em uma tecnologia moderna que te ajude também com a comunicação da sua gestão?
5. Equilibre centralização e descentralização
O maior problema da lentidão na burocracia muitas vezes é a centralização das responsabilidades em um só local ou com uma única só pessoa, o que faz com que atrasos aconteçam, haja uma alta demanda e, com isso, acabe sobrecarregando o setor.
Ao descentralizar os serviços ou etapas necessárias, você consegue uma maior flexibilidade para produzir, consegue uma tomada de decisões muito mais fácil e ágil, ganha velocidade para conseguir resolver problemas e com isso, consegue entregar muito mais resultado para a população.
Agora, se você não sabe por onde começar e nem o que é necessário descentralizar, vem que o próximo tópico com certeza vai te ajudar!
6. Implemente novas tecnologias
Falar em processos burocráticos e não mencionar o uso de novas tecnologias é simplesmente impossível! Isso porque com o uso do sistema certo que compreenda as reais necessidades do setor público e traga soluções palpáveis, a lentidão em processos burocráticos deixa de ser um problema na administração.
Para isso, comece determinando quais são as funcionalidades essenciais que não podem faltar na ferramenta escolhida. Ela atende às reais necessidades da sua gestão? Ela ajuda a descentralizar, a automatizar os processos e a manter um fluxo de trabalho saudável?
Conclusão
No final das contas, agilizar processos burocráticos é muito mais fácil do que as pessoas imaginam e muito mais essencial do que pensam! Basta ter paciência e colocar em prática os passos necessários para fazer com que as mudanças aconteçam. Mas sem esquecer, é claro, que no meio de tudo isso é impossível a transformação digital não vir junto.
Reconhecer a sua importância é o primeiro passo para uma mudança saudável. Por isso, que tal adotar uma ferramenta que te possibilite passar por esse processo de uma forma natural, segura e muito mais econômica?
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