Com localização estratégica no interior de São Paulo e mais de 240 mil habitantes, Araraquara é reconhecida nacionalmente pela qualidade de vida, ruas arborizadas e infraestrutura urbana consolidada.
Conhecida como a “Morada do Sol”, a cidade vem buscando soluções tecnológicas para atender com mais eficiência às demandas da população e modernizar sua gestão pública.
Em abril de 2023, a Prefeitura de Araraquara iniciou uma importante transformação digital com a implantação da 1Doc. A iniciativa teve como objetivo eliminar a tramitação de documentos em papel, reduzir custos operacionais e oferecer mais agilidade e comodidade tanto aos servidores quanto aos cidadãos.
Um cenário de morosidade e altos custos
Antes da digitalização, os processos internos da Prefeitura de Araraquara eram realizados de forma manual, com documentos físicos circulando entre quase 400 unidades distribuídas por todo o município. Com cerca de 7 mil servidores, a cidade enfrentava desafios logísticos que impactavam diretamente na eficiência dos serviços prestados.
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Fizemos um levantamento no início do projeto: quando um documento era tramitado de uma unidade externa, levava dois dias para chegar. Depois de processado, mais dois dias para retornar. Para isso, tínhamos veículos exclusivos e pessoal dedicado apenas ao transporte de documentos. Era algo totalmente incompatível com a necessidade de agilidade.
Matheus Soto de Andrade, Chefe da Divisão de Inovação e Desenvolvimento de Sistemas de Informação e Comunicação
Essa realidade gerava não apenas lentidão, mas também custos com papel, transporte, manutenção de estruturas físicas e retrabalho. Além disso, havia resistência interna à adoção de um sistema para prefeituras, o que tornava ainda mais desafiador o avanço rumo a uma gestão mais moderna.
A virada digital com a 1Doc
A partir de abril de 2023, com a implantação da 1Doc, a Prefeitura deu início à digitalização dos processos administrativos e à disponibilização de serviços online para a população.
A transição, planejada com o apoio da alta gestão e a capacitação de servidores, promoveu uma mudança significativa na cultura organizacional.
A prefeitura tem uma relação muito próxima com o cidadão, muito mais do que órgãos de outras esferas, como Estado e União. A 1Doc nos permitiu levar essa proximidade para o ambiente digital.
Matheus Soto de Andrade, Chefe da Divisão de Inovação e Desenvolvimento de Sistemas de Informação e Comunicação
Para viabilizar a transformação, foi criado um grupo de cerca de 50 embaixadores, servidores capacitados para apoiar suas equipes no uso da nova ferramenta, mapear fluxos e relatar dificuldades. Além disso, a prefeitura adotou uma estratégia de adaptação gradual, com um período de 60 dias para ambientação, sem obrigatoriedade imediata do uso exclusivo da plataforma.
Esse período de adaptação deu frutos. Após os treinamentos, os servidores estavam muito mais preparados. No dia da virada da chave, conseguimos conduzir com tranquilidade e resolver rapidamente os problemas que surgiram. Todo esse processo foi pensado passo a passo, sempre com participação ativa dos servidores. Eles são a base de tudo.
Matheus Soto de Andrade, Chefe da Divisão de Inovação e Desenvolvimento de Sistemas de Informação e Comunicação
Serviços ampliados e redução de atendimentos presenciais
Um dos principais resultados da digitalização foi a ampliação expressiva dos serviços disponíveis à população.
Antes da implantação da 1Doc, Araraquara contava com apenas 11 serviços digitais, majoritariamente voltados à área tributária. Após o projeto, esse número saltou para quase 400 serviços online, abrangendo diversas áreas da administração municipal.
Com relação às melhorias que o nosso projeto visou trazer para a população, eu preciso destacar a oferta de serviços: a ampliação, a qualidade e a agilidade na prestação.
Matheus Soto de Andrade, Chefe da Divisão de Inovação e Desenvolvimento de Sistemas de Informação e Comunicação
Em 2024, com os serviços consolidados, a Prefeitura registrou uma redução de 30% nos atendimentos presenciais, o que representa menos filas, mais comodidade para o cidadão e economia para a administração pública.
Isso se traduz em menos filas, mais comodidade e menos custos para o município, como manutenção de locais de atendimento, consumo de água e energia. Esse foi um dos impactos mais importantes e mostrou como a 1Doc pode ajudar.
Matheus Soto de Andrade, Chefe da Divisão de Inovação e Desenvolvimento de Sistemas de Informação e Comunicação
Otimização dos fluxos internos
Além dos serviços ao cidadão, a digitalização impactou diretamente a rotina administrativa da prefeitura. Departamentos que lidam com alto volume de documentos, como o setor de Recursos Humanos, passaram a operar de forma digital, eliminando a necessidade de papéis e otimizando tempo e recursos.
Hoje, até os fluxos de RH — que eram um desafio pelo volume de servidores — estão digitalizados. Esses processos representam entre 10 e 12 mil documentos por mês apenas relacionados a RH.
Matheus Soto de Andrade, Chefe da Divisão de Inovação e Desenvolvimento de Sistemas de Informação e Comunicação
A eliminação de documentos físicos não apenas reduziu custos, mas também garantiu maior rastreabilidade, controle e segurança das informações, além de facilitar auditorias e a prestação de contas.
Uma mudança cultural com foco no engajamento
Um dos principais desafios enfrentados pela gestão municipal foi a resistência inicial por parte dos servidores à adoção de um sistema de gestão pública. Para superar esse obstáculo, a prefeitura investiu em sensibilização, treinamento e engajamento das equipes.
A abordagem gradual e participativa, com envolvimento direto dos secretários municipais e a valorização da colaboração entre servidores, foi essencial para consolidar a nova cultura digital no município.
Com a digitalização dos serviços e fluxos administrativos, a Prefeitura de Araraquara alcançou avanços significativos em agilidade, transparência e eficiência.
A redução do atendimento presencial em 30%, a eliminação de papéis e a oferta de cerca de 400 serviços digitais mostram como a tecnologia pode contribuir para uma gestão mais moderna e próxima do cidadão.
Mais do que uma mudança tecnológica, a experiência de Araraquara evidencia a importância do planejamento, da escuta ativa e do envolvimento dos servidores na transformação digital do setor público.
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Crédito da foto em destaque: Prefeitura Municipal de Araraquara.
