A modernização governamental é uma realidade que vem acontecendo nos últimos anos. A gestão de processos na administração pública é uma parte importante deste movimento.
A abordagem funciona com o foco em aprimorar não apenas a eficiência, como a qualidade dos processos internos. Seus recursos impactam não apenas os servidores, como a qualidade dos serviços para a população.
Neste conteúdo, entenda como o conjunto de práticas e metodologias da gestão de processos na administração pública geram resultados positivos para os municípios. Boa leitura!
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O que é gestão de processos na administração pública?
No mundo dos negócios, a abordagem tem como objetivo aumentar os lucros da empresa. Já a gestão de processos na administração pública tem papel fundamental para a otimização de recursos.
Um desafio já conhecido pelas prefeituras, a gestão de processos atua para “fazer mais, com menos”, utilizando recursos de maneira mais eficiente para melhorar a qualidade dos serviços públicos e avançar na modernização governamental.
Objetivos e benefícios da aplicação da gestão de processos na gestão pública
Enquanto o meio corporativo busca aumentar seus lucros, a administração pública tem como objetivo:
- Aumentar a eficiência operacional;
- Eliminar gargalos e reduzir o excesso de burocracia em processos internos;
- Otimização de operações e recursos.
Como resultado, a gestão municipal tem uma visão mais clara dos processos executados em cada órgão, bem como suas possibilidades de melhoria.
Relação entre gestão de processos e melhoria contínua
A gestão de processos na administração pública está diretamente relacionada ao processo de evolução contínua do município como um todo. Isso porque, a abordagem busca aprimorar as etapas do processo administrativo, que consiste em:
- Planejamento: definição dos objetivos e estratégias para alcançá-lo, bem como a governança de processos com a definição das diretrizes a serem seguidas, responsável por cada atividade etc;
- Organização: alocação de recursos e estruturação das tarefas a serem executadas, de acordo com as competências de cada órgão e servidor;
- Execução: executar o planejamento feito em etapas anteriores;
- Controle: paralelo à execução, o controle monitora o andamento das atividades para garantir que aconteçam de acordo com o planejado ou, em caso de desvios, corrigir os problemas apresentados;
- Avaliação: etapa final do processo, é o momento de avaliar os resultados, bem como se os objetivos previstos foram alcançados.
Com um fluxograma de processos, é possível identificar em qual etapa ou setor há gargalos e implementar melhorias. Assim, os órgãos podem evoluir suas operações de maneira contínua e repetir ações que geraram resultados positivos.
Etapas da gestão de processos na administração pública
A gestão de processos envolve etapas fundamentais para que a abordagem seja eficiente e proponha a melhoria contínua no serviço público. São elas:
- Identificação e mapeamento de processos existentes;
- Análise e avaliação de processos;
- Redesenho e otimização de processos.
Entretanto, com os avanços da tecnologia na administração pública, acrescentamos uma etapa importante: automação e informatização de processos. Abaixo, detalharemos cada uma delas.
Identificação e mapeamento de processos existentes
O primeiro passo consiste em mapear os processos já existentes. Em uma Secretaria de Saúde, por exemplo, podemos citar o cadastro de pacientes, agendamento de consultas pelo Sistema Único de Saúde (SUS), distribuição de medicamentos etc.
Análise e avaliação de processos
A partir do levantamento feito, é o momento de avaliar o desempenho de cada processo. Ainda usando a Secretaria de Saúde como exemplo, é a partir da análise que os servidores serão capazes de identificar pontos importantes, como:
- Tempo gasto em cada etapa: quanto tempo leva desde o pedido para uma consulta até a sua confirmação?
- Ineficiência operacional: o que pode gerar atrasos no processo ou resultar em problemas para o paciente?
- Recursos utilizados: além do tempo disposto nas atividades, quais recursos humanos e tecnológicos são necessários para que o processo aconteça do começo ao fim?
- Desempenho e performance: qual é a taxa de cancelamento de consultas devido à demora para atendimento?
Redesenho e otimização de processos
Com um “diagnóstico” em mãos, os servidores possuem insumos para iniciar o redesenho de fluxos que geram gargalos na Secretaria. Para a gestão de processos na administração pública, podemos citar diferentes tipos aplicados neste contexto:
- Gestão de Processos de Negócios: esse tipo de gestão foca no redesenho de processos para melhorar a eficiência e eficácia em processos importantes, como o agendamento e a confirmação de consultas;
- Gestão de Processos de TI: seu objetivo está voltado para evoluir os processos tecnológicos da secretaria, como a implementação de um sistema para agendamento;
- Gestão de Processo de Recursos Humanos: como o próprio nome diz, este tipo de gestão foca em processos relacionados às pessoas, como o treinamento de servidores para utilizar novas ferramentas de trabalho.
Além das abordagens citadas, ainda temos gestão de processos focada em qualidade, serviços, inovação etc. A escolha vai depender de quais objetivos o órgão deseja alcançar com a sua implementação.
Automação e informatização de processos
Uma ferramenta importante na inovação administrativa, a automação de processos traz mais agilidade para as atividades que, até então, eram manuais. É o caso do agendamento de consultas, que pode ser feito com um sistema de confirmação automatizado.
Outro problema conhecido no serviço público é o grande volume de arquivos em papel. Em uma Secretaria da Saúde, isso significa pilhas de receitas médicas antigas. Com a informatização, é possível digitalizar os documentos e guardá-los em um único sistema.
Casos de Sucesso e Exemplos de Aplicação da Gestão de Processos em Órgãos Públicos
A gestão de processos na administração pública proporciona mudanças significativas no dia a dia de trabalho dos servidores. Um exemplo é a Prefeitura de Palhoça, a 10ª cidade mais populosa de Santa Catarina.
Antes da aquisição de um software, todos os processos eram feitos no papel. Sem a possibilidade de rastrear o documento, as informações correm o risco de perder-se no meio do caminho entre a comunicação de um órgão para o outro.
Com a implementação da 1Doc, o processo de emissão de documentos tornou-se mais ágil e, ao mesmo tempo, mais seguro. Além do aumento da velocidade na comunicação entre diferentes setores e secretarias, o município economizou um pouco mais de 14 milhões de reais.
A cidade de Canguçu, no Rio Grande do Sul, também alcançou uma economia bastante significativa para o município ao adotar o software da 1Doc. Com a possibilidade de acompanhar o trâmite dos processos do começo ao fim de maneira digital, o município economizou mais de 19 milhões de reais.
O papel da tecnologia na gestão de processos na administração pública
A tecnologia é mais que um facilitador para implementar a gestão de processos. Seu uso é fundamental para utilizar recursos que tornam as atividades do município mais eficientes. A automação e digitalização já são possíveis com softwares especializados, como:
- 1Doc: sistema de gestão de documentos e processos, com rastreio e acompanhamento em tempo real, melhorando a comunicação interna e externa;
- Obras.gov: sistema de automação de projetos públicos de construção, desde a solicitação até a aprovação de licenças para obras, tornando o processo de autorização mais eficiente;
- SAJ Procuradorias: sistema para Procuradorias do Estado, capaz de gerenciar processos jurídicos e tornar as atividades do dia a dia dos procuradores, mais ágil;
- Placarsoft: sistema voltado para a gestão do esporte e integrado à diversas áreas como gestão de pessoas, setor financeiro etc.
Conclusão
A melhoria contínua é uma necessidade que os municípios não podem ignorar. Com a abordagem da gestão de processos na administração pública, é possível evoluir a maneira com que as atividades são feitas e, assim, impactar positivamente a qualidade dos serviços públicos.
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