Além da economia de R$14 milhões, Palhoça conquistou reconhecimento da ONU pela sua gestão ambiental inovadora
Modernizar as rotinas administrativas de uma prefeitura nem sempre é um processo rápido de ser feito. A partir do uso de soluções sustentáveis e escaláveis, é possível inserir tecnologia em cidades dos mais diferentes portes.
Este foi o caso da cidade catarinense de Palhoça, localizada na região da Grande Florianópolis. Com uma população estimada em 164 mil habitantes (considerada uma cidade de grande porte, segundo o IBGE), possui belíssimas praias – procuradas por turistas brasileiros e estrangeiros – mas também despontou nos últimos anos como um município em crescimento constante. Em 2017, por exemplo, Palhoça foi a campeã de crescimento no estado, registrando um acréscimo 15,2% de novas empresas instaladas.
Existem 2 marcos dentro da prefeitura de Palhoça sobre processos digitais. O primeiro deles foi quando iniciou-se o contrato da prefeitura com a 1Doc. Havia a necessidade de dar mais transparência para os processos e também segurança da informação. Pensando nisso, a prefeitura buscou plataformas que suprissem suas necessidades, visto que antes, todos os processos eram feitos via papel.
Em um segundo momento, há pouco mais de um ano, a prefeitura começou a levar ainda mais a sério os processos digitais dentro da prefeitura. O atual prefeito tinha como uma de suas missões, tornar os processos todos digitais. A ideia principal era acabar com o papel.
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Por que o papel era o grande vilão? É normal que os processos em papéis demorem muito mais tempo para serem resolvidos, isso porque o papel é apenas o veículo da informação. Um veículo lento e não rastreável.
A jornada do projeto: Implantação e Treinamentos
Com mais de 1100 usuários, a plataforma 1Doc teve larga adesão entre os servidores da Prefeitura de Palhoça. Foram quatro dias com capacitações focadas em comunicação organizacional e atendimento à população. Todos os setores do órgão atualmente se comunicam na mesma plataforma, gerenciando os documentos e as demandas do dia a dia.
As transformações positivas
A viabilização do projeto iniciou na Administração e teve o apoio da Diretoria de Informática e alcançou toda a entidade – incluindo as áreas de educação, saúde e outras autarquias do município. O memorando eletrônico foi o carro chefe da 1Doc dentro da Prefeitura de Palhoça e, depois, foram agregando outros módulos como LAI, ofícios e chamados técnicos.
Outro processo que impactou fortemente a Prefeitura de Palhoça, foi o de Ouvidoria por dentro da 1Doc, pois, hoje os servidores percebem a importância para o cidadão, que consegue acompanhar todos os trâmites do processo.
Atualmente, Palhoça já alcançou 1.887.191 documentos oficiais emitidos via 1Doc. Também possui 1.494 usuários ativos dentro da plataforma e já atingiu cerca de 30.386 pessoas. E claro, eles tem uma economia que atinge R$14.645.247,84.
A 1Doc simplifica as pequenas rotinas, garantindo mais agilidade na tomada de decisão, também auxilia na redução de tempo nos processos e nos ruídos de comunicação interna e, por fim, reduz significativamente os papéis e, consequentemente, gera uma notável.
Gestão ambiental inovadora
Antes de qualquer coisa, entendamos o custo da produção de papel para a natureza. Em média, cada folha A4 gasta 10 litros de água no seu processo de produção. Então, a cada 7 mil folhas de papel, uma árvore precisa ser derrubada, segundo levantamento da revista O papel.
Isso leva muitos órgãos públicos a buscarem iniciativas de migração para o processo digital, em prol de uma gestão sustentável.
Com 1Doc, os arquivos ficam armazenados na nuvem e documentos públicos são assinados de forma digital. Assim, o processo de gestão de documentos que utiliza a plataforma 1Doc foi reconhecido pela Onu, em 2019. Essa medida, combinada com outras, tem feito de Palhoça uma cidade referência em gestão ambiental inovadora.
Município deixou de imprimir quase 9 milhões de folhas de papel
Desde 2015, quando a cidade implantou o processo digital, quase 9 milhões de documentos foram incorporados à plataforma 1Doc. São documentos que não precisaram passar por uma impressora de papel. Equivalentes a mais de 900 árvores e 18 milhões de litros de água preservados no processo industrial. Em termos financeiros, a economia direta em folhas de papel já supera R$1,2 milhões.
“Como conseguíamos trabalhar antes da 1Doc?”
Aline, Secretária Adjunta de Administração, conta que não consegue imaginar a Prefeitura de Palhoça tramitando documentos no papel, como era feito há alguns anos atrás. Imprimir muitas folhas e tirar cópias, carimbar papéis e fazer todo o processo do jeito antigo, seria retroceder muito.
Quem conhece as facilidades da nossa plataforma sempre se pergunta: “por que não contratamos antes?”
