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Veja como o projeto “Prefeitura Ágil” vem melhorando os resultados da cidade.
Lançada em março de 2021 pela Prefeitura de Juiz de Fora, em colaboração com a 1Doc – plataforma SaaS de processos, atendimento, comunicação e gestão documental – a plataforma “Prefeitura Ágil” apresenta excelentes resultados para o município.
Além de garantir mais agilidade para os cidadãos, que agora podem solicitar serviços e documentos e ainda monitorar o avanço dos seus protocolos abertos durante 24h por dia, reduzindo as longas filas nos postos de atendimento, o app ainda possibilitou uma grande economia com impressões.
“Desapegando” do papel
A razão pela qual escolheram adotar os processos digitais é, principalmente, a facilidade. Era uma necessidade que já havia sido notada há muito tempo e de fato, foi a pandemia que facilitou esta escolha. Mas Laís, complementa que, essa já era uma vontade “adormecida” da prefeitura.
Dâmaris Ferreira, Gerente do Departamento de Atendimento ao Cidadão explica que a chegada da 1Doc facilitou muitos caminhos, como o acesso do cidadão ao protocolo e também a interação dos mesmos com a prefeitura. Informa também que a 1Doc foi um divisor de águas para Juiz de Fora, pois eram muito apegados ao papel e, para eles, uma inovação como os processos digitais parecia fora de alcance. Até que isso mudou. Hoje, consideram essa, uma das maiores conquistas da cidade.
Resultados simplesmente inimagináveis
Lais Bello, Supervisora de Gerenciamento de Serviços Digitais, Telefônicos e Qualificação Sistêmica explica que os prazos foram reduzidos com a 1Doc, como por exemplo, a renovação de alvarás, antes da 1Doc, levava em média 15 dias para ser feita. Hoje, com auxílio da 1Doc, é feita em até 5 dias. Outro processo é a inscrição ou alteração de alvará de MEI e autônomos. Antes dos processos digitais, o prazo era de 20 dias para resolução. Agora, também é resolvido em média de 5 dias.
Antes da pandemia, a prefeitura chegou a receber 1000 cidadãos em apenas um dia para realizar atendimentos. Hoje em dia, após o uso da 1Doc, há uma média de 300 pessoas por dia, o que foi uma redução muito significativa para os servidores.
No setor de receitas imobiliárias, por exemplo, hoje são respondidos cerca de 50 requerimentos de Lançamento de ITBI todos os dias, o que representa em média 13 mil tratativas por ano. Antes, esse número era muito menor, pois era preciso pegar um requerimento, que gerava um processo de analisar folha por folha para depois enviar uma carta para o contribuinte. Atualmente, o processo se tornou menos descomplicado e mais ágil, sendo necessário apenas enviar uma mensagem com a resposta para o solicitante.
Uma unanimidade entre servidores e cidadãos
Perguntadas sobre como seria o dia a dia sem os processos digitais da 1Doc, Dâmaris e Lais concordam que seria muito difícil voltar ao passado. Seria necessário toda uma reestruturação e, com toda certeza, seria muito difícil se adaptar. Isadora Abreu, Gerente do Departamento de Sistemas da Informação, complementa que os usuários gostam muito da experiência de utilizar a plataforma, os servidores são agradecidos pela aquisição. Por fim, complementam que:
A curto prazo, já notaram os benefícios que a 1Doc trouxe para a Prefeitura. A diferença na rotina é imensa. A 1Doc é um facilitador para os dois lados. O cidadão e o servidor conseguem se entender e tudo é feito muito rápido.
Dâmaris e Lais
