Visconde do Rio Branco é um município localizado em Minas Gerais, na região da Zona da Mata. Com uma população vibrante e acolhedora, o município se destaca por sua rica história e diversidade cultural. O Índice de Desenvolvimento Humano (IDH) da cidade (0,709, segundo o IBGE) reflete o empenho da comunidade em proporcionar qualidade de vida aos seus habitantes, indicando um progresso socioeconômico notável.
Situado estrategicamente na região leste do estado, Visconde do Rio Branco preserva suas tradições enquanto busca constantemente inovações para promover o bem-estar de seus cidadãos.
No município, destaca-se a abordagem proativa de sua gestão ao enfrentar desafios significativos no âmbito da eficiência e agilidade nos processos municipais, como nos conta Rogério Soares de Souza Lima, Diretor de TI da Prefeitura.
Ao adotar uma mentalidade centrada na inovação e tecnologia, a administração buscou compreender as necessidades e preocupações da comunidade empresarial local, particularmente dos escritórios de contabilidade. O diagnóstico revelou lacunas nos prazos de resposta, retrabalho frequente e falhas no setor de protocolo e atendimento, impactando negativamente a eficácia dos procedimentos internos.
Diante desses obstáculos, a administração passou a empreender ações para superar tais desafios, evidenciando um compromisso em buscar soluções e melhorar a eficiência do setor público local.
A gestão iniciou com uma mentalidade voltada à inovação e tecnologia e, logo em seus primeiros meses, realizou reuniões com escritórios de contabilidade e empresas locais para ouvir reclamações, sugestões e elogios.
Na sua grande maioria, as reclamações desses setores eram referentes aos prazos para respostas e retrabalho, pois as empresas vinham na prefeitura diversas vezes para resolver assuntos simples e ainda tinham que retornar quando não tinha esse feedback. Somando estes problemas externos com as graves falhas no setor de protocolo e atendimento, havia um atraso considerável nos procedimentos internos e o tempo que os secretários e prefeito perdiam com assinaturas de documentos internos e externos geravam um resultado de ineficiência e trâmites desnecessariamente lentos no setor público.
Rogério Soares de Souza Lima – Diretor de TI da Prefeitura de Visconde do Rio Branco
Diante desse cenário, a administração percebeu que não poderia ficar inerte e encontrou na 1Doc uma solução para tais problemas. Com a implantação da ferramenta, esse cenário mudou. Com o programa “Cidade digital, papel zero”, o município conseguiu dar agilidade aos atendimentos, principalmente ao empresário, que hoje recebe uma resposta com o prazo máximo de 24 horas. Além disso, as empresas podem acompanhar os protocolos em tempo real.
Eliminamos o retrabalho e a perda de tempo tanto no atendimento à população, que hoje consegue fazer e acompanhar os protocolos da própria casa, quanto no setor econômico, que vê suas demandas terem um tratamento diferenciado no prazo de respostas.
Rogério Soares de Souza Lima – Diretor de TI da Prefeitura de Visconde do Rio Branco
Desde que a 1Doc foi implantada em Visconde de Rio Branco, a prefeitura já economizou cerca de 2 milhões de reais. Nos últimos 12 meses foram 11 mil protocolos gerados, 984 ofícios, 692 circulares e 2615 memorandos.
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De 15 dias para 24 horas
Antes da implementação de medidas de reorganização interna na prefeitura, a desordem imperante comprometia significativamente a eficiência dos serviços públicos. A desorganização interna refletia-se em processos morosos, trâmites lentos e um tempo de espera prolongado para a população que buscava atendimento.
No entanto, uma revolução digital, liderada pela administração, representou uma virada transformadora nesse cenário. A adoção da 1Doc e a reestruturação dos fluxos de trabalho resultaram em uma significativa redução no tempo de espera, proporcionando uma resposta mais rápida e eficiente às demandas dos cidadãos.
A revolução digital não apenas otimizou os processos internos, eliminando redundâncias e agilizando a tramitação de documentos, mas também trouxe uma notável melhoria na experiência do usuário, reforçando a importância da inovação na gestão pública para o benefício direto da comunidade.
Ao assumir a atual gestão, nos deparamos com um setor de protocolo e atendimento onde não havia um mínimo controle. Era constante a perda de informações e documentos dos empresários e da população em geral. Os prazos de respostas eram de aproximadamente 15 dias, prorrogáveis por mais 15 dias. Tínhamos um ambiente totalmente desfavorável às empresas que, por muitas vezes, esperavam 30 dias para conseguir uma simples resposta, gerando uma falta de empatia com a população, que tinham os pedidos ou protocolos perdidos e não obtinham respostas. Na maioria das vezes estas respostas são simples e exigem apenas acesso à informação.
Rogério Soares de Souza Lima – Diretor de TI da Prefeitura de Visconde do Rio Branco
Mudar o cenário de desorganização interna para a eficiência operacional na prefeitura representa um marco significativo na busca por uma gestão pública mais ágil e voltada para o cidadão. A revolução digital, implementada com visão estratégica e comprometimento não apenas corrigiu falhas e atrasos nos processos internos, mas também resultou em benefícios tangíveis para a população.
A redução do tempo de espera para serviços públicos é uma conquista notável, refletindo a capacidade da administração em abraçar a inovação como ferramenta fundamental para aprimorar a qualidade dos serviços prestados.
Esse exemplo de sucesso ressalta a importância contínua da modernização na gestão pública, evidenciando como a tecnologia pode ser aliada na construção de uma administração mais eficiente, transparente e centrada nas necessidades da comunidade.
A trajetória de Visconde do Rio Branco, revelada neste relato, reflete não apenas a responsabilidade com a riqueza cultural e histórica do município, mas também um compromisso sólido com o progresso e a melhoria constante. Rogério Soares de Souza Lima, Diretor de TI, ilustra de maneira clara e inspiradora como a inovação e a tecnologia podem ser catalisadores de mudanças positivas na administração pública.
A parceria com a 1Doc não só eliminou entraves, reduziu tempos de espera e melhorou a experiência do usuário, mas também redefiniu a relação entre o governo e a população. Este exemplo de sucesso destaca a importância da adaptação às demandas contemporâneas e da busca contínua por soluções inovadoras para construir uma gestão pública mais ágil, transparente e centrada nas necessidades da comunidade.
