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A transformação digital está mudando a forma como as organizações lidam com seus processos, e o conceito de “paperless” (sem papel) se destaca como uma das principais inovações nesse contexto.
O termo se refere à eliminação do uso de papel nas operações diárias das instituições, substituindo os documentos físicos por equivalentes digitais. Essa mudança não apenas otimiza a gestão de informações, mas também traz ganhos financeiros e ambientais significativos.
Neste artigo, vamos explorar o que é paperless e como gestores, tanto do setor público quanto privado, podem implementar essa prática.
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O que é uma empresa paperless?
Uma organização paperless é aquela que adota uma abordagem totalmente digital para lidar com documentos e informações, eliminando ou reduzindo drasticamente o uso de papel.
Essa transição envolve a digitalização de arquivos físicos e a adoção de sistemas de gestão de documentos eletrônicos, que permitem armazenar, acessar e compartilhar informações de forma rápida e segura.
Em um ambiente sem papel, processos que antes dependiam de documentos impressos são substituídos por soluções digitais eficientes.
Embora o termo “escritório sem papel” seja frequentemente utilizado, o conceito vai além das paredes de um escritório. Ele se estende a toda a organização, abrangendo áreas como contratos, faturas, registros e fluxos de trabalho internos.
A principal vantagem de uma empresa paperless é a capacidade de otimizar a gestão de documentos, proporcionando uma visão clara e acessível das informações em tempo real.
Custos e problemas associados à gestão de documentos físicos
A gestão de documentos físicos pode ser uma tarefa onerosa e cheia de desafios para as empresas, principalmente devido aos custos envolvidos e aos problemas operacionais que podem surgir.
Armazenar, proteger e acessar documentos impressos exige recursos consideráveis, além de apresentar riscos significativos para a segurança das informações.
Armazenamento físico
O armazenamento de documentos em papel requer espaço físico, o que muitas vezes gera custos adicionais para a empresa, como aluguel de depósitos e manutenção de arquivos.
Além disso, com o tempo, o volume de documentos acumulados tende a crescer, aumentando a complexidade de sua organização e dificultando o acesso rápido a informações relevantes.
Risco de perda ou danos aos documentos
Documentos físicos estão sujeitos a riscos de danos ou perda, seja por acidentes, como incêndios e enchentes, ou por problemas de desgaste natural ao longo do tempo.
A perda de documentos críticos pode causar transtornos operacionais graves, comprometendo a continuidade dos negócios e a conformidade com regulamentos.
Tempo e recursos gastos na busca e recuperação de informações
A busca por informações em arquivos físicos é uma tarefa que consome tempo e recursos. Funcionários precisam gastar horas localizando e recuperando documentos específicos, o que diminui a produtividade.
Em contrapartida, o armazenamento digital facilita o acesso a dados, permitindo que informações sejam localizadas em segundos.
Impacto ambiental
O uso excessivo de papel também tem um impacto negativo no meio ambiente, resultando no desmatamento e no aumento da pegada de carbono.
Adotar práticas paperless ajuda as empresas a se alinharem a padrões de sustentabilidade, contribuindo para a preservação dos recursos naturais e a redução de resíduos.
Benefícios de se tornar paperless
A transição para o paperless traz uma série de vantagens, tanto operacionais quanto ambientais. Essa mudança representa uma oportunidade para melhorar processos internos e tornar as organizações mais ágeis e competitivas. Vamos aos benefícios de se tornar paperless:
Redução de custos operacionais
A eliminação do uso de papel reduz custos com materiais de escritório, impressões e armazenamento físico. Além disso, a digitalização de documentos diminui a necessidade de alocação de recursos para gerenciar e organizar arquivos físicos.
Aumento da agilidade e eficiência no acesso às informações
Ao digitalizar documentos e adotar sistemas de gestão de documentos eletrônicos, as empresas conseguem acessar informações de maneira rápida e eficiente. Isso melhora a agilidade dos processos internos, facilitando a tomada de decisões e a resolução de problemas.
Melhoria na colaboração e compartilhamento de documentos
Com documentos digitalizados e armazenados em plataformas acessíveis, os colaboradores podem compartilhar informações em tempo real, independentemente da localização física. Isso facilita o trabalho em equipe, aumentando a colaboração e a produtividade.
Segurança e conformidade regulatória
Documentos digitais podem ser protegidos por criptografia, autenticação de usuários e backups automáticos, oferecendo maior segurança em comparação aos arquivos físicos.
Além disso, sistemas de gestão digital ajudam as empresas a manterem-se em conformidade com regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Sustentabilidade e responsabilidade ambiental
Adotar práticas paperless demonstra um compromisso com a sustentabilidade. A redução no consumo de papel ajuda a preservar os recursos naturais e a minimizar o impacto ambiental da empresa, alinhando-se às expectativas de responsabilidade social corporativa.
Como se tornar uma organização paperless
A transição para uma organização paperless requer planejamento estratégico e a implementação de tecnologias adequadas. Algumas etapas fundamentais podem ajudar as organizações a fazer essa mudança de forma eficaz:
1. Digitalize os documentos existentes
O primeiro passo é digitalizar os documentos físicos já existentes na empresa. Isso pode ser feito por meio de scanners e softwares de reconhecimento de caracteres, que convertem documentos impressos em arquivos digitais pesquisáveis.
2. Adote uma plataforma de gestão de documentos digital
Para gerenciar e organizar os documentos digitalizados, é essencial adotar uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos (GED). Essa ferramenta centraliza o armazenamento, facilita o acesso e oferece recursos de colaboração e segurança.
3. Automatize processos e workflows baseados em papel
Automatizar processos que antes dependiam de papel, como aprovação de contratos e envio de faturas, ajuda a melhorar a eficiência e a reduzir erros. Workflows automatizados garantem que as tarefas sejam executadas de forma mais rápida e com menor intervenção manual.
4. Treine a equipe para utilizar ferramentas digitais
A adoção de tecnologias digitais exige que a equipe seja treinada para utilizar essas novas ferramentas de forma eficaz. Além disso, é importante incentivar a cultura digital, promovendo a adesão a processos paperless em todas as áreas da empresa.
5. Utilize uma solução que otimize a gestão de documentos
A escolha de uma solução completa de gestão de documentos, que ofereça benefícios como agilidade, segurança e facilidade de compartilhamento, é essencial para o sucesso de uma empresa paperless.
A importância de escolher o sistema certo
Ao escolher um sistema de gestão de documentos, é fundamental avaliar fatores como a integração com outras plataformas utilizadas, a segurança das informações, os recursos de colaboração e a conformidade com regulamentos.
Além disso, é importante que a plataforma permita a automação de processos e ofereça monitoramento eficiente das operações.
Soluções como a 1Doc podem simplificar o processo de digitalização e automatização, oferecendo suporte desde a abertura de processos até a assinatura e gestão de contratos.
Conclusão
Transformar a sua organização em paperless traz uma série de benefícios que impactam diretamente a eficiência, a segurança e a sustentabilidade dos seus processos.
Além de reduzir custos e melhorar a colaboração, adotar práticas sem papel demonstra um compromisso com a preservação ambiental e com a inovação tecnológica.
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