A utilização de um sistema para prefeituras pode trazer diversos benefícios para a administração municipal. Com uma variedade de recursos tecnológicos, já existem ferramentas para revolucionar a rotina de trabalho nas prefeituras e torná-la mais ágil.
Desde automação de processos, até a integração de diferentes sistemas, a tecnologia para prefeituras consegue reduzir a burocracia e permitir que os servidores atuem de maneira mais assertiva.
Neste conteúdo, você entenderá como um sistema para prefeituras é importante para promover uma gestão pública participativa, além das vantagens para o município de adotar um sistema especializado. Boa leitura!
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Importância de um sistema para prefeituras
Em uma sociedade cada vez mais digital e com o ritmo acelerado de transformação, a implementação de um sistema de informação no setor público pode proporcionar inúmeros benefícios. Entre eles, podemos destacar:
- Aumentar a eficiência de processos internos;
- Melhorar a produtividade de servidores a partir da automação de atividades repetitivas e burocráticas;
- Prevenção de erro humano e retrabalho;
- Promoção da transparência e accountability.
A integração de informações e dados também proporciona uma visão mais ampla da gestão pública, facilitando análises e acompanhamento de dados importantes do município, como o caso do orçamento público.
Principais sistemas para prefeituras
Atualmente, já existem diversos tipos de sistemas para a gestão municipal, com os mais variados objetivos. Entre os mais populares, podemos destacar:
- Gestão financeira e contábil: sistema com foco em controle e organização das finanças municipais. Isso inclui desde controle, a contabilidade pública (controle de receitas e despesas), até a emissão de notas fiscais eletrônicas e a elaboração de relatórios financeiros;
- Recursos humanos e folha de pagamento: apoio na gestão de pessoas no âmbito municipal, com funcionalidades como controle de frequência, folha de pagamento, benefícios, recrutamento e seleção etc;
- Controle de estoque e almoxarifado: sistema de controle de entrada e saída de materiais, compras e a gestão de fornecedores;
- Tributação e arrecadação: automação de processos relacionados à arrecadação de tributos municipais como lançamento e a cobrança de impostos, taxas e contribuições etc;
- Gestão de obras e infraestrutura: acompanhamento e a gestão de obras públicas, incluindo a elaboração de projetos, a contratação de empresas, o controle de cronogramas e custos, além da fiscalização e qualidade das obras;
- Atendimento ao cidadão e serviços online: canais de comunicação e atendimento como o Portal do Cidadão, facilitando o acesso a serviços públicos;
- Automatização de Procuradorias Municipais: gestão eletrônica de processos jurídicos e administrativos, consultorias jurídicas, emissão de pareceres e controle de prazos.
Vantagens de utilizar um sistema especializado para a administração municipal
Aumento da eficiência e produtividade
Com a implementação de um sistema de gestão municipal integrada, é possível perceber o aumento da eficiência e da produtividade. As atividades repetitivas (como preenchimento de formulários) podem ser substituídas pela automação, por exemplo.
As rotinas de automação diminuem o tempo gasto pelos servidores em tarefas burocráticas. Assim, os gestores públicos podem dedicar seu tempo em ações estratégicas da instituição que geram maior retorno para a sociedade.
Redução de erros e retrabalhos
Ao adotar um sistema de gestão pública, os servidores municipais podem ter mais confiança nas informações geradas. Com ferramentas de automação, atividades como planilhas orçamentárias ou disparo de e-mails de comunicação interna estão menos suscetíveis a erro humano.
Dessa forma, previne o retrabalho de alguma atividade em decorrência de falha no processo. Ao mesmo tempo, contribui com maior fortalecimento da confiança por parte da população nos métodos utilizados pela gestão municipal.
Melhoria na tomada de decisões e planejamento estratégico
Mais uma vantagem de um sistema para prefeituras, é o apoio no processo de planejamento e tomada de decisões. Em uma plataforma de gestão de documentos, por exemplo, os gestores têm acesso a informações consolidadas e atualizadas.
Desta forma, os servidores podem planejar as ações do município a partir de dados históricos e embasados, fornecidos por um ERP governamental, por exemplo. Assim, o serviço público consegue otimizar recursos, priorizando projetos com maior impacto público.
Transparência e prestação de contas à população
Além disso, um sistema de gestão para prefeituras contribui com um importante princípio da administração pública. Com acesso à plataforma, os cidadãos podem acompanhar ações e projetos do município, com informações completas sobre custos e resultados alcançados.
A transparência é um pilar importante para o fortalecimento da democracia e a relação entre município e sociedade. Dessa forma, ao tornar os dados acessíveis, a prefeitura incentiva a participação popular e contribui com a prestação de contas.
Integração de informações e dados para uma visão holística da administração
Com um sistema de gestão municipal integrada, os servidores têm acesso amplo aos dados dos órgãos. A integração de informações de diferentes áreas e setores da prefeitura contribuem com ações mais abrangentes, gerando impacto em diversas frentes.
É um recurso importante para facilitar a análise de indicadores e identificar pontos de melhoria. Além disso, também colabora com ações mais eficazes para um crescimento sustentável do município, com base em conhecimentos de diversos setores.
Como funciona a implantação de um sistema para prefeituras
Licitação de software na gestão pública
O processo começa pela licitação de software para prefeituras, procedimento obrigatório no qual a escolha do sistema é realizada por meio de um processo licitatório. O procedimento deve seguir as normas e regulamentações vigentes, para garantir a transparência e a imparcialidade na decisão.
Treinamento e capacitação dos servidores municipais
Uma vez tomada a decisão de escolher um sistema para prefeituras que atenda às necessidades da gestão, é necessário investir na capacitação e treinamento dos servidores.
É fundamental que os usuários saibam tanto os aspectos operacionais, quanto funções específicas do sistema para aproveitá-lo ao máximo.
Garantia da segurança e confidencialidade dos dados
A proteção das informações é um aspecto extremamente importante no processo. É preciso adotar medidas robustas de controle de acesso a fim de evitar vazamentos e garantir a integridade dos dados contidos nos sistemas.
Casos de sucesso e exemplos de sistemas para prefeituras
A Procuradoria Geral do Município de Manaus adotou o SAJ Procuradorias como sistema de gestão processual em 2008, quando começou a digitalização dos processos. A automação de processos municipais teve como resultado não só o aumento da produtividade, como também na arrecadação.
Outro exemplo é a Prefeitura de Mata de São João, que implementou o Obras.gov, software para acompanhar as obras públicas em andamento. O sistema permitiu o acesso da população aos contratos e orçamentos, além de otimizar a rotina dos servidores e a relação com as empreiteiras prestadoras de serviço.
Por fim, o município de Chapadão do Sul, no Mato Grosso do Sul, também se beneficiou com a tecnologia para prefeituras. Com a implementação da plataforma de protocolo eletrônico da 1Doc em 2020, a gestão de documentos municipais tornou-se mais ágil e eficiente com o envio e assinatura eletrônica de documentos.
Conclusão
É fato que adotar um sistema para prefeituras especializado tem diversos impactos positivos na gestão pública e na qualidade dos serviços prestados. Recursos como automação de processos municipais e integração de dados de diferentes setores permitem amplas oportunidades de melhorias.
Conheça o potencial de um sistema especializado e saiba como transformar a gestão pública e a qualidade dos serviços prestados.
