Localizada na região sudeste de Mato Grosso do Sul, a cerca de 300 quilômetros da capital Campo Grande, Nova Andradina é conhecida como a “Cidade Sorriso”.
Com 48.563 habitantes, segundo o Censo de 2022, o município é cortado por importantes cursos d’água, como os rios Anhandui e Ivinhema, além de diversos córregos e ribeirões que fazem parte da sua paisagem natural.
Nesse cenário, o Instituto de Previdência dos Servidores Públicos Municipais de Nova Andradina (Previna) enfrentava um desafio recorrente: a dificuldade em localizar e gerenciar processos físicos.
O crescimento do acervo gerava custos com armazenamento, exigia digitalizações complexas para atender órgãos como o Tribunal de Contas e comprometia a agilidade do atendimento.
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A transformação começou com a implantação da 1Doc, plataforma que digitalizou a tramitação de processos administrativos, eliminando o papel, automatizando tarefas e integrando diferentes setores.
Hoje, documentos podem ser enviados, acompanhados e assinados eletronicamente, inclusive por acessos externos, como nos processos licitatórios.
A implantação da 1Doc no Previna transformou a nossa gestão documental. Antes, enfrentávamos dificuldades para localizar processos físicos e atender às exigências de órgãos externos que solicitavam documentos digitais e pesquisáveis. Hoje, com a tramitação eletrônica, reduzimos significativamente o tempo e o esforço na gestão dos processos, além de garantir mais transparência e segurança.
Bruno Alves de Sales, Diretor Presidente do Previna
Com o sistema, a estimativa de economia chegou a R$ 151 mil em 12 meses, e 445 documentos foram emitidos de forma digital no período. O instituto também passou a operar de acordo com as exigências da LGPD, com maior rastreabilidade e segurança nas assinaturas eletrônicas.
Resultados diretos
A digitalização promovida pela 1Doc gerou mudanças práticas no funcionamento do Previna, com impacto direto na gestão, na transparência e no atendimento aos servidores.
Gestão mais estratégica
A digitalização trouxe uma visão mais estruturada da rotina administrativa, permitindo melhor distribuição dos processos entre os setores e automação de tarefas repetitivas.
Transparência e acesso facilitado
A Carta de Serviços Digital melhorou a comunicação com os segurados, garantindo mais clareza no atendimento e abertura para manifestações diretas com o instituto.
Aposentadoria online
Agora, os servidores públicos podem iniciar o processo de aposentadoria de forma totalmente digital. A solicitação é protocolada automaticamente e encaminhada diretamente para a Diretoria de Benefícios, o que agiliza o trâmite interno.
A possibilidade de assinaturas eletrônicas, inclusive para acessos externos, trouxe agilidade para contratações e licitações, enquanto a Carta de Serviços Digital aproximou ainda mais o instituto dos segurados. Um grande avanço foi permitir que nossos servidores solicitem sua aposentadoria de forma online, otimizando o fluxo de trabalho da nossa equipe. A 1Doc não só modernizou nossa estrutura, mas também trouxe eficiência e inovação para o nosso dia a dia.
Bruno Alves de Sales, Diretor Presidente do Previna
A experiência do Previna mostra como a transformação digital pode ter impacto direto na rotina dos servidores e na eficiência do serviço público, com ganhos concretos em economia, organização e agilidade.
