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A transformação digital é uma necessidade cada vez mais urgente para organizações que buscam eficiência, agilidade e inovação em suas operações.
A FAEPA (Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Assistência do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto da Universidade de São Paulo) enfrentava desafios significativos na gestão de seus processos administrativos.
Neste case, vamos mostrar como a 1Doc se tornou a solução ideal para superar esses desafios e otimizar a gestão na FAEPA.
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Perda de prazos resolvida
A perda de prazos na renovação de contratos e aditivos representa um risco significativo para qualquer organização, podendo levar a consequências financeiras e legais adversas. Esses prazos são essenciais para manter as operações contínuas e as parcerias comerciais estáveis.
Sem um sistema eficiente para monitorar essas datas críticas, as empresas podem enfrentar interrupções nos serviços, perda de confiança dos parceiros, e potenciais penalidades por não cumprimento dos termos contratuais.
Implementar uma solução que automatize e alerte sobre esses prazos é crucial para evitar tais perdas e garantir a continuidade dos negócios.
Na FAEPA, a perda de prazos críticos, como a renovação de contratos e aditivos, era uma realidade que comprometia a eficiência operacional. A falta de uma gestão centralizada e automatizada dos documentos dificultava o acompanhamento dos prazos, levando a atrasos e complicações.
Para enfrentar esse desafio, a implementação da 1Doc foi de grande importância. A plataforma permitiu uma gestão eficiente e organizada dos documentos, garantindo que todos os prazos fossem monitorados e cumpridos, eliminando as perdas e melhorando significativamente a operação da fundação.
A FAEPA pesquisou diversas opções no mercado e encontrou na 1Doc a solução ideal para gerenciar prazos de forma mais eficaz, evitando perdas que prejudicavam suas operações.
A plataforma proporcionou uma gestão de tempo mais eficiente e uma organização clara dos processos, resultando em maior clareza nas etapas e cumprimento dos prazos.
O que mais nos chamou a atenção foi a facilidade de uso da ferramenta, sem a necessidade de customizar muitas coisas. O layout é intuitivo, a implantação foi tranquila, e a configuração é bastante simples. Também valorizamos a possibilidade de o próprio cliente manejar a ferramenta e treinar outros membros da equipe. A funcionalidade ‘no code’ foi um grande diferencial
Marcel Franciosi – Diretor do Departamento Administrativo da FAEPA
Solução de integração e automatização com a flexibilidade da 1Doc
Outro grande desafio enfrentado pela FAEPA era a falta de integração e automatização dos processos administrativos. A necessidade de assinar documentos de qualquer lugar e a gestão eficiente de memorandos internos e contratos eram demandas crescentes.
Além disso, a plataforma anterior não permitia uma integração robusta com outros sistemas, o que dificultava a digitalização completa dos processos.
Com a 1Doc, a FAEPA encontrou a solução ideal. A plataforma ofereceu a flexibilidade necessária para assinar documentos de qualquer lugar. Atualmente, a plataforma gerencia mais de 4 mil memorandos internos e assinaturas digitais, otimizando a comunicação e a gestão de documentos.
A possibilidade de o próprio cliente manejar a ferramenta e treinar outros membros da equipe trouxe autonomia e eficiência, reduzindo atritos e melhorando significativamente a gestão dos processos administrativos.
Ganhamos muito em termos de tempo e organização, além de clareza nas etapas dos processos. O ganho financeiro ainda não conseguimos medir com precisão, mas a facilidade de uso da ferramenta e a configuração intuitiva foram os pontos mais positivos.
Marcel Franciosi – Diretor do Departamento Administrativo da FAEPA
A implementação da 1Doc transformou a forma como a FAEPA gerencia seus processos administrativos. Com uma plataforma intuitiva, eficiente e flexível, a fundação conseguiu superar desafios críticos, como a perda de prazos e a falta de integração e automatização dos processos.
A experiência positiva com a equipe da 1Doc, especialmente a assertividade no atendimento às necessidades específicas da fundação, foi um diferencial fundamental.
Este case de sucesso demonstra como a escolha de uma ferramenta adequada pode fazer a diferença na transformação digital de uma organização.
Se a sua instituição enfrenta desafios semelhantes, a 1Doc pode ser a solução que você procura para promover eficiência, organização e inovação na gestão de processos complexos!
