Localizada na Região Metropolitana do Rio de Janeiro, a cidade de Rio Bonito celebra uma história rica, completando 177 anos de emancipação e preservando um valioso patrimônio cultural e natural.
Com seus 56.276 habitantes, o município possui pontos turísticos notáveis, como a histórica Fazenda do Catimbau e a riqueza do seu calendário de eventos culturais.
Para continuar celebrando sua história e garantir serviços públicos mais eficientes para seus cidadãos, a gestão municipal entendeu que precisava dar um passo decisivo: organizar seus processos e adotar a digitalização.
O desafio da celeridade x fluxo de papel
Como muitas prefeituras tradicionais, Rio Bonito convivia com a lentidão dos fluxos processuais e uma intensa gestão documental baseada em papel. O trâmite de ofícios, processos administrativos e memorandos consumia tempo, recursos e dificultava a rastreabilidade.
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O desafio central era encontrar uma plataforma que não apenas eliminasse o papel, mas que garantisse a celeridade e organizasse a gestão documental e dos processos internos. Foi nesse contexto que a Prefeitura buscou a 1Doc para iniciar uma verdadeira revolução em seus 24 departamentos.
Há muitos anos existia a necessidade de mudança nos fluxos processuais da Prefeitura, e, com a contratação de uma plataforma digital, conseguimos dar mais celeridade aos processos e melhoramos bastante a gestão documental.
Carlos André Santos – Chefe do Setor de Protocolo da Prefeitura de Rio Bonito
Praticidade, eficiência e a gestão sem papel
Com a implementação da 1Doc em 2023, a Prefeitura de Rio Bonito passou a usar a plataforma como o coração de seus processos.
Só nos últimos 12 meses, a cidade gerenciou um volume que ultrapassou os 78 mil documentos e processos (entre eles, 45.358 memorandos e 26.378 processos administrativos), todos com rastreabilidade total.
Embora o digital sempre encontre alguma resistência inicial, o ganho em organização e eficiência foi inegável:
Apesar de algumas resistências quanto ao digital, a 1Doc tem proporcionado um fluxo mais organizado e célere. O que na minha opinião é importante para melhor eficiência na gestão de documentos.
Carlos André Santos – Chefe do Setor de Protocolo da Prefeitura de Rio Bonito
O impacto da solução não se limitou à eficiência interna. A agilidade nos fluxos resultou em um serviço mais rápido para quem mais precisa:
As mudanças mais perceptíveis foram as demandas de empresas, contadores e corretores nas demandas mobiliárias, imobiliárias e tributárias, além de processos de Recursos Humanos. O prazo para resolução dessas requisições foi encurtado.
Carlos André Santos – Chefe do Setor de Protocolo da Prefeitura de Rio Bonito
Agilidade máxima: processos passam de meses para algumas horas
Processos fundamentais, que antes da plena adoção da plataforma poderiam demorar meses, agora são resolvidos em horas.
Uma atualização de cadastro, por exemplo, levava cerca de oito meses e meio no início da implementação. Após a adoção da plataforma, um processo do mesmo tipo foi finalizado em apenas um dia — reduzindo drasticamente o tempo de resolução.
De forma semelhante, na baixa de débito de pessoa física, houve um caso que levou mais de 210 dias no início da transição para a 1Doc. Com a implementação da plataforma, um processo semelhante foi concluído em menos de 7 horas.
Somente estes dois últimos processos já representam um ganho de eficiência de mais de 99%, garantindo celeridade e melhor serviço à população.
O impacto financeiro da sustentabilidade
A transição para o digital provou ser uma estratégia não apenas eficiente, mas também financeiramente inteligente e sustentável. Ao eliminar o papel, Rio Bonito gerou, em 2025, uma economia indireta de R$ 1.414.898,51, com mais de 1,3 milhão de impressões economizadas só nos últimos 12 meses.
Essa economia consolida o principal benefício percebido pela gestão, que resume a experiência da 1Doc com clareza:
Se fosse para resumir, o principal benefício da 1Doc para a sua instituição seria: praticidade, eficiência e economia.
Carlos André Santos – Chefe do Setor de Protocolo da Prefeitura de Rio Bonito
Com a 1Doc, Rio Bonito reforça seu compromisso com a modernização administrativa, direcionando o tempo e os recursos antes gastos com papel para melhorar o atendimento ao cidadão e a qualidade dos serviços públicos.
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Crédito da foto em destaque: Portal Turismo – Rio de Janeiro
