São Sebastião, no litoral norte de São Paulo, carrega séculos de história. Um dos primeiros povoados estabelecidos na costa brasileira, São Sebastião tornou-se vila em 1636 e, hoje, com seus casarões coloniais e ruas históricas, preserva seu patrimônio histórico-cultural.
Com população de 81.595 habitantes (Censo de 2022), o município paulista segue investindo em modernização e eficiência na gestão pública. Um dos destaques desse avanço é a Fundação de Saúde Pública de São Sebastião, que tem investido na digitalização de processos.
O desafio da tramitação física e o excesso de papel
Antes de investir na digitalização, a rotina da Fundação — criada em 2013 para organizar e prestar serviços em atenção básica à saúde — era marcada por um volume elevado de documentos em papel.
Memorandos internos e processos administrativos eram encaminhados fisicamente entre unidades, algumas localizadas a mais de 50 km da sede. Documentos como protocolos de transferência e cópias de prontuários eram enviados por malote, com prazos que chegavam a até três dias.
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A necessidade de reduzir o tempo de tramitação, eliminar o uso excessivo de papel e otimizar os processos internos levou a entidade a buscar soluções digitais.
A implantação da 1Doc: menos papel, mais eficiência
Em 2023, a Fundação iniciou a implantação da 1Doc, com foco nos módulos de memorandos, processos administrativos e protocolo. A mudança permitiu a digitalização de processos internos e a automação da comunicação entre os setores, resultando em agilidade significativa.
Com o módulo de protocolo, a tramitação de pedidos de prontuários passou a ocorrer de forma digital. Hoje, muitas solicitações são processadas e entregues no mesmo dia, agilizando processos que antes levavam até 72 horas.
Com o uso do sistema, todos os documentos são encaminhados imediatamente aos setores responsáveis, melhorando o fluxo de trabalho e aumentando a produtividade.
Resultados concretos: agilidade e organização no dia a dia
Desde a adoção da plataforma, mais de 7 mil documentos já foram emitidos, com uma média mensal de 2 mil assinaturas em 2025. O sistema atende cerca de 250 pessoas por mês e conta com 166 usuários ativos, entre servidores e colaboradores da Fundação.
A plataforma ajuda muito na comunicação interna da entidade através dos memorandos e do atendimento dos pedidos de cópias e transferências de prontuários. Também nos processos administrativos, uma vez que facilita a tramitação e na economia de papel e posterior espaço físico para o armazenamento dos processos físicos, que hoje não existem mais.
Gustavo Barboni de Freitas, advogado da Fundação de Saúde Pública de São Sebastião
Impacto positivo na gestão pública de saúde
A implantação da 1Doc na Fundação não apenas resolveu o problema da tramitação lenta e do uso excessivo de papel, como também proporcionou maior organização, agilidade e transparência. Com os processos digitalizados, os setores ganharam mais autonomia e controle sobre as informações, tornando a gestão mais eficiente e integrada.
A plataforma consegue auxiliar na eficiência do serviço, e como ela trabalha por setores, evita que somente uma pessoa tenha acesso às informações contidas nos documentos, uma vez que todos os inseridos nos setores podem ter acesso às informações e prosseguir com a tramitação.
Gustavo Barboni de Freitas, advogado da Fundação de Saúde Pública de São Sebastião
A experiência da Fundação mostra como a tecnologia pode ser uma aliada importante na melhoria da prestação de serviços públicos, sobretudo em áreas sensíveis como a saúde.
Com uma equipe dedicada e foco na excelência, a entidade dá mais um passo na direção de uma administração pública moderna, transparente e orientada para o cidadão.
