Índice do Conteúdo
Criada em 1991, a lei do arquivo assume um papel ainda mais importante atualmente. Pensada em uma época em que ainda não existia o volume de dados que temos na era digital, a legislação torna-se essencial para a organização e controle em órgãos públicos.
Com a digitalização cada vez mais frequente, a lei também atua para preservar as informações e garantir a integridade na comunicação entre entes públicos e privados. Se na época já possuía grande relevância, hoje tem um caráter fundamental na gestão de documentos e na rotina de trabalho dos servidores públicos.
Neste conteúdo, você vai entender o que é a lei do arquivo público e seu conceito, o contexto da criação da legislação, sua importância e como a tecnologia pode apoiar os processos. Boa leitura!
Sem tempo para ler agora?
Baixe esta matéria em PDF!
O que é a lei do arquivo?
A Lei nº 8.159/91, também conhecida como Lei do Arquivo, é responsável por regulamentar a gestão de documentos públicos e privados. A rotina dos servidores públicos é cercada de tramitações, o que significa que a lei do arquivo é bastante presente no dia a dia das atividades do município.
A lei determina que o Poder Público faça a gestão de arquivos e documentos, além da sua devida proteção para evitar desvios e rasuras. Arquivos privados relacionados ao interesse público também estão sob as obrigações da legislação.
A sua implementação foi um marco importante para aumentar os mecanismos de controle de documentos e protegê-los de possíveis desvios de rota. Em um contexto mais recente, o volume de arquivos aumentou consideravelmente nas instituições públicas, tornando a lei ainda mais relevante para a manutenção da rotina dos servidores.
Em que contexto a lei do arquivo foi criada?
A gestão de documentos só recebeu um olhar mais cuidadoso após a criação da Constituição Federal de 1988, em que estabelece diretrizes para o arquivamento de documentos.
A Constituição foi um marco importante na história brasileira, pois foi a partir dela que foram estabelecidos princípios importantes como os de administração pública e diretrizes claras para a gestão e arquivamento de documentos.
É neste contexto que a Lei nº 8.159/91 foi criada e, junto com ela, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), vinculado ao Arquivo Nacional. O Conselho tinha o papel de definir políticas nacionais para o gerenciamento de todo tipo de arquivo (como um ofício ou memorando, por exemplo).
O que é considerado arquivo público?
De acordo com o art. 2º, são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos e instituições públicas, além de entidades privadas. Em decorrência do exercício de atividades específicas, assim como por pessoa física, independente do suporte da informação ou natureza dos documentos.
A legislação estabelece que qualquer pessoa pode solicitar informações aos órgãos públicos sobre assuntos pessoais, coletivos ou gerais. Em contrapartida, as instituições devem responder no prazo estabelecido, sob pena de punição.
Os arquivos públicos atuam nos âmbitos federal, estadual, municipal e no Distrito Federal em função da gestão da informação e atividades administrativas, legislativas e judiciárias praticadas em cada território.
Como a lei do arquivo define a gestão de documentos?
A legislação também estabelece aspectos importantes sobre a gestão de documentos. De acordo com a lei, a gestão de documentos consiste nos processos e operações de:
- Produção: a primeira fase da gestão de documentos é a criação de registros (digitais e/ou físicos) na rotina de trabalho dos órgãos públicos. Podem ser relatórios, e-mails, memorandos, contratos etc;
- Tramitação: é a movimentação dentro ou fora de um órgão público, ou seja: revisão, encaminhamento, aprovação e distribuição de documentos;
- Uso: utilização dos documentos para tomadas de decisões ou realizar tarefas da instituição;
- Avaliação: é a determinação do valor da documentação ao longo do tempo, com uma análise contínua da relevância dos conteúdos após a sua utilização, avaliando sua eliminação ou arquivamento permanente;
- Arquivamento: quando os documentos não possuem mais utilidade imediata para as atividades, mas ainda precisam ser preservados, são classificados, organizados e armazenados (de maneira física ou digital).
Para destruição de arquivos públicos, é necessário solicitar autorização da instituição arquivística pública, de acordo com a sua esfera de competência e assunto fim do documento.
Em casos de destruição indevida ou desfiguração de documentos de valor permanente ou considerado de interesse público e social, o art. 25 da lei estabelece a responsabilidade penal, civil e administrativa para quem o fizer.
Qual é a importância da lei do arquivo?
Com a evolução dos meios de comunicação entre órgãos públicos e privados, a lei torna-se um pilar para garantir a integridade e segurança das informações trocadas. Desta forma, a população tem acesso a dados fidedignos e a esfera municipal pode preservar informações ao longo do tempo.
Isso é importante para preservar a história do município e todas as suas mudanças de uma maneira transparente e acessível para a população. Uma sociedade informada pode tornar-se mais ativa nas decisões públicas e causar efeitos positivos na comunidade por manter a sua história guardada.
A temporalidade documental é um aspecto importante para a gestão de arquivos, pois é o instrumento que define os prazos que os documentos serão guardados e seu destino nos órgãos públicos. Cada instituição terá sua tabela, de acordo com os critérios definidos.
Como a tecnologia pode ajudar
A tecnologia tem um papel fundamental quando o assunto é rastreabilidade. Isso porque, com sistemas automatizados de gestão de documentos, você elimina os riscos de perder o documento físico durante o processo.
O uso de recursos tecnológicos permite gerenciar um grande volume de informações e, ainda, criar documentos digitais para a tramitação entre órgãos. É o caso do nato digital, um documento criado eletronicamente e existente apenas em meios virtuais, ou seja, não possui uma peça física.
Com funcionalidades como arquivamento automático e acompanhamento de prazos, o dia a dia da gestão de documentos dos órgãos públicos torna-se mais simples, além de mais econômica. Sem a necessidade de impressão, transporte de documentos e espaço físico para armazenamento, a gestão municipal ainda otimiza seus recursos.
Alguns exemplos práticos que mostram o potencial de aliar tecnologia e gestão de documentos são:
- Sistemas de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GED);
- Digitalização de documentos;
- Assinaturas de documentos de maneira digital;
- Automatização de processos de envio e recebimento de arquivos;
- Ferramentas de pesquisa para busca de informações e documentos;
- Auditorias automatizadas para identificar itens em discordância com a lei de arquivos.
Entre outras possibilidades que podem transformar a maneira como os servidores se relacionam com a gestão documentais de cada órgão público.
Conclusão
A lei do arquivo é um pilar importante quando o assunto é gestão da informação no serviço público. A legislação é necessária para garantir a transparência nos processos e preservação de documentos, que já pode ser feita por meios tecnológicos que aumentam sua durabilidade e otimizam os recursos públicos.
À medida em que a tecnologia avança e apresenta ainda mais recursos para preservar a memória de um município por meio de seus documentos, é possível abrir novas possibilidades para o futuro.
Com a ferramenta certa, é possível economizar de maneira significativa o gasto investido em tramitações de processos em papel. Descubra quanto seu município pode economizar mudando para a realidade digital.
