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O volume de informações que circulam nas organizações cresce a cada dia e um sistema de gestão de documentos deixa de ser um diferencial para se tornar uma necessidade.
Tanto no setor público quanto no privado, a administração de documentos representa um desafio significativo, que pode impactar diretamente na eficiência operacional e na tomada de decisões.
Um bom sistema proporciona uma maneira estruturada de organizar, armazenar e gerenciar documentos, oferecendo mais agilidade, segurança e acessibilidade na rotina de trabalho.
A sua implementação traz diversos benefícios e é uma abordagem estratégica para qualquer organização que deseja evoluir sua maneira de gerir documentos.
Neste conteúdo você vai entender o que é um sistema de gestão de documentos, suas principais funções e benefícios, além da melhor opção para você que ainda não conta com esta tecnologia. Boa leitura!
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O que é um sistema de gestão de documentos?
Um sistema de gestão de documentos é uma solução que permite organizar, armazenar e gerenciar a documentação com mais agilidade e segurança nas organizações, facilitando a administração do grande volume de informações trocadas interna e externamente.
Tudo isso de uma maneira estruturada e que permite o acesso rápido e controlado a documentos importantes.
O sistema permite também tramitar documentos que já nascem de forma digital, reduzindo a necessidade de armazenamento físico e otimizando não só recursos, como a gestão como um todo.
Um sistema de gestão de documento ainda conta com mais funcionalidades administrativas, como controle de versões e monitoramento de acesso.
Tanto as organizações públicas, quanto privadas, podem melhorar sua eficiência operacional, reduzir custos e aumentar a produtividade ao escolher por um sistema para gerir a sua documentação.
Quais as principais funções?
Agora que você já sabe o que é um sistema de gestão de documentos, vamos entrar em detalhes sobre suas principais funções:
Compartilhamento de documentos
Esta é a principal função de um sistema de documentos, já que permite que eles sejam facilmente compartilhados entre diferentes setores e equipes, garantindo que a comunicação chegue a todos os colaboradores.
Isso elimina a necessidade de e-mail para trocas de arquivos, centralizando a comunicação e evitando duplicidade de informações.
Gestão de diferentes tipos de documentos
Um software de gestão de documentos deve ser capaz de suportar e gerir diferentes formatos de documentos para garantir a organização e a eficiência dentro de uma organização.
O sistema é um facilitador para a gestão de arquivos (ou arquivismo), permitindo armazenar e categorizar relatórios e outros documentos importantes.
Monitoramento de acesso
Outra função essencial é o monitoramento de acesso e diz respeito à segurança da informação. Com um sistema de gestão de documentos, é possível rastrear quem acessou, quando e quais alterações foram feitas em cada documento, garantindo a integridade dos dados e a privacidade dos acessos apenas para pessoas com permissão.
Assinatura digital
A assinatura digital é uma funcionalidade importante para validar a autenticidade de documentos rapidamente e com segurança. O sistema permite assinar contratos e outros arquivos relevantes digitalmente, o que facilita uma etapa do processo e elimina a necessidade da assinatura física.
Histórico de edições
Manter um histórico de edições é fundamental para o controle de versões e a transparência nas documentações e arquivos. Um software de gestão de documentos registra todas as alterações feitas e seus respectivos autores, além de permitir que os usuários visualizem versões anteriores e mudanças feitas ao longo do tempo.
Acesso remoto
Por fim, o acesso remoto é uma funcionalidade essencial em um contexto em que as empresas adotam diferentes modelos de trabalho, como os formatos híbrido e remoto.
O sistema permite que os colaboradores se conectem com seus dispositivos de qualquer lugar, desde que estejam conectados à internet para acessar as informações.
Quais os benefícios?
A importância de um sistema de gestão de documentos perpassa diversas áreas e atividades de uma instituição. Dentre os principais benefícios, podemos citar:
Redução de erros
Adotar um sistema minimiza erros humanos, já que automatizar processos e centralizar informações em um sistema diminui os riscos de erros. Isso melhora a precisão dos dados e reduz a ocorrência de falhas, garantindo que os dados sejam armazenados e processados corretamente.
Mais agilidade
A automação de processos proporciona mais agilidade no dia a dia, eliminando tarefas repetitivas e manuais, o que permite que os colaboradores atuem de maneira mais estratégica em suas funções, além de aumentar a velocidade dos processos internos e melhorar a eficiência operacional das áreas.
Melhorias na comunicação interna
Outra vantagem de um sistema refere-se à melhora na comunicação interna, com recursos que facilitam a colaboração entre equipes e áreas, garantindo que todos tenham acesso às informações atualizadas e relevantes. Isso promove um ambiente de trabalho mais fluido e impulsiona a produtividade.
Compartilhamento de informações
A sua principal função também é uma das suas vantagens. A digitalização dos documentos facilita o acesso e a troca de dados, permitindo que informações sejam compartilhadas com velocidade e segurança, além de apoiar o processo de tomada de decisões.
Isso resulta em uma comunicação mais eficaz e uma gestão de informações mais transparente e confiável.
Mais organização
A organização é um benefício direto da utilização de um sistema de gestão de documentos. Com a categorização adequada de arquivos, é possível encontrar rapidamente qualquer informação e evitar a perda de documentos importantes com trâmites físicos.
Maior capacidade de armazenamento
Ao invés de ter salas e mais salas para arquivar documentos, com um software de gestão de documentos, os documentos são armazenados digitalmente e eliminam a necessidade de espaços físicos para guardar arquivos.
Além disso, a sua escalabilidade ainda permite que a capacidade de armazenamento seja ajustada de acordo com as necessidades da organização.
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Conclusão
A escolha de adotar um sistema de gestão de documentos representa uma transformação bastante significativa na maneira como as organizações lidam com suas informações e processos internos.
Os benefícios são amplos e impactam diretamente na melhoria na comunicação interna e no compartilhamento de informações, promovendo uma cultura de transparência e colaboração.
A sua implementação é importante para qualquer organização que deseja melhorar sua eficiência, segurança e organização.
Com uma interface amigável e suporte especializado, a 1Doc é a solução ideal para transformar a sua gestão documental, garantindo que todos os documentos sejam gerenciados de forma segura, acessível e eficiente.
