Engana-se quem pensa que a função da gestão de contratos públicos é apenas a do acompanhamento de suas etapas, como a sua criação, a execução e saber quando se encerra. Afinal, é inegável que muitos trabalhos em órgãos públicos estão automaticamente vinculados a esse tipo de gestão.
A gestão de contratos públicos é uma etapa essencial para garantir a boa aplicação dos recursos públicos e o cumprimento das obrigações assumidas pela Administração
Se você ainda tem dúvidas sobre o assunto, neste artigo vamos explicar a respeito da gestão de contratos e sua importância para a administração pública. Espero que tenha uma boa leitura!
O que é a gestão de contratos públicos?
A gestão de contratos públicos refere-se ao conjunto de atividades e processos que visam garantir a correta execução e acompanhamento dos contratos administrativos firmados pela administração pública.
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Envolve desde a elaboração e formalização do contrato até a fiscalização, gestão financeira e encerramento, buscando assegurar a eficiência, transparência e legalidade das relações contratuais.
Um gerenciamento feito de forma eficiente vai muito além de apenas o seu acompanhamento. É essencial ter conhecimento da qualidade do serviço almejado, a verificação da adequação dos licitantes, bem como o acompanhamento da execução de todas as etapas previstas no contrato.
A licitação é um procedimento previsto no artigo 37, inciso XXI, da Constituição Federal, com o objetivo de assegurar igualdade entre os concorrentes e garantir condições justas de contratação.
Principais aspectos da gestão de contratos públicos
A gestão de contratos públicos envolve diferentes fases, cada uma com funções e responsabilidades específicas. Para garantir o cumprimento dos objetivos contratuais e a boa aplicação dos recursos públicos, é necessário adotar uma abordagem estruturada e acompanhar todas as etapas do ciclo de vida do contrato.
A seguir, estão os principais aspectos que devem ser considerados nesse processo:
Elaboração e formalização
A elaboração adequada do contrato é essencial para garantir segurança jurídica e clareza entre as partes. É importante definir cláusulas objetivas, que estabeleçam direitos, deveres, prazos, condições de pagamento e penalidades. Um contrato bem redigido contribui para prevenir conflitos e facilitar a gestão futura.
Fiscalização
A fiscalização consiste no acompanhamento técnico, administrativo e financeiro da execução contratual. Cabe ao fiscal do contrato verificar se os serviços ou bens estão sendo entregues conforme o previsto, assegurar o cumprimento das obrigações contratuais e registrar ocorrências que possam impactar a execução.
Gestão financeira
O controle financeiro do contrato inclui o acompanhamento dos pagamentos, a análise de reajustes ou repactuações e o gerenciamento de eventuais aditivos. Essa etapa busca preservar o equilíbrio econômico-financeiro do contrato e garantir a aplicação dos recursos públicos.
Acompanhamento e monitoramento
O monitoramento contínuo permite identificar possíveis desvios, atrasos ou problemas que comprometam o andamento do contrato. A atuação preventiva, com a adoção de medidas corretivas em tempo hábil, é fundamental para assegurar o cumprimento dos prazos e a qualidade dos serviços ou bens contratados.
Encerramento
O encerramento formaliza o término da execução contratual. Nessa fase, é necessário avaliar a conformidade da entrega, verificar o cumprimento de todas as obrigações previstas e proceder à liquidação financeira. O processo de encerramento também inclui o registro das lições aprendidas, que podem servir de base para futuras contratações.
Importância da gestão de contratos públicos
Para que o processo tenha total transparência e que as ações governamentais ocorram de forma regular, a gestão de contratos é essencial. É ela quem garantirá que todos os requisitos documentados sejam seguidos da forma correta evitando possíveis prejuízos e constrangimentos para a administração pública.
Além disso, a gestão de contratos públicos é importante para:
Eficiência e economicidade
Possibilita o uso racional dos recursos públicos, assegurando a entrega de bens e serviços com qualidade e custo compatível.
Transparência e legalidade
Garante que os procedimentos administrativos sejam conduzidos de forma aberta e em conformidade com as normas legais, prevenindo fraudes e irregularidades.
Redução de riscos
Diminui a possibilidade de atrasos, falhas na execução e perdas financeiras, promovendo maior segurança jurídica nas contratações.
Melhoria da qualidade
Favorece a obtenção de serviços e bens com padrões adequados de qualidade, alinhados às demandas da administração pública e da população.
Como fazer uma boa gestão de contratos públicos
De nada adianta ter conhecimento de todos os benefícios que uma gestão de contratos na administração pública pode trazer se não realizar a aplicação da forma correta. Afinal, sabemos que ela é o instrumento para salvaguardar o interesse público e que contratos mal gerenciados podem levar a prejuízos de toda ordem.
Para que uma boa gestão possa ocorrer, é imprescindível que algumas medidas fundamentais sejam tomadas e tudo isso pode ser feito com um bom planejamento. Confira:
Identificação do que deve ser contratado
Essa é uma das etapas mais importantes dentro de uma gestão: estabelecer uma boa comunicação do setor que necessita do pedido com os funcionários encarregados pelo expediente licitatório.
É necessário que se tenha a identificação com uma descrição clara do que é necessário para evitar erros e garantir que o pedido atenda efetivamente às necessidades.
Qualidade na licitação
Uma vez bem definido o que é necessário, é fundamental que a licitação seja realizada respeitando os requisitos da lei. Começando pela identificação e preparo dos funcionários responsáveis pelos procedimentos licitatórios.
Controle do recebimento do objeto
O objetivo é assegurar que aquilo que foi contratado seja de fato recebido pelo contratante, sendo necessário toda segurança e cuidado para que seja cumprido da forma correta.
Fiscalização da execução do contrato
A fiscalização é algo primordial e deve ser realizada durante todo o período em que o contrato está vigente. A Nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133/2021), no artigo 117, também estabelece a obrigatoriedade de acompanhamento e fiscalização da execução contratual por um servidor designado, sendo permitido a contratação de terceiros para assisti-lo e ajudá-lo com informações pertinentes a essa atribuição.
Caso ocorram incidentes, podem surgir atrasos na entrega, assim como trazer prejuízos ao órgão público.
Contratos mal fiscalizados: quais os principais riscos?
Realizar uma gestão e fiscalização de contratos da forma correta impede que o órgão público tenha prejuízos e passe, muitas vezes, uma imagem de ineficiência da Administração.
A cautela no acompanhamento é necessária para que não haja o risco de ter um contrato impróprio com a utilização do dinheiro público.
É preciso ter ciência de que o cuidado com a parte financeira já é algo primordial em qualquer situação, seja no mundo público ou privado.
Todo negócio jurídico possui um determinado grau de risco, como uma das partes não vir a cumprir com o que foi combinado inicialmente, que algo que não estava previsto acabe aparecendo causando atrasos ou prejuízos maiores, entre outras diversas situações, como:
- Insegurança nas negociações;
- Prejuízos financeiros;
- Falta de especificidade essenciais nas cláusulas;
- Deveres e obrigações mal esclarecidos.
Quando existe a fiscalização correta em todos os processos, o risco de algo assim vir a acontecer diminui drasticamente impedindo que ocorra uma rescisão contratual.
A Nova Lei de Licitações e a gestão de contratos públicos
Com a entrada em vigor da Nova Lei de Licitações, a gestão de contratos públicos passou por mudanças importantes. Os legisladores, membros do Poder Executivo e servidores públicos passam a ter permissão de refletir sobre a implantação das novas regras em seus respectivos entes públicos.
Com as mudanças no processo licitatório, a contratação de bens e serviços tornou-se mais rápida e eficiente. Com essa nova otimização, há mais garantia na agilidade da compra ou da contratação de bens e serviços, assim como uma maior transparência durante todo o processo licitatório.
Com isso, foi criado o Portal Nacional de Contratações Públicas, previsto no artigo 174, para centralizar toda e qualquer licitação realizada pela Administração Pública.
Já dentre as principais mudanças, fica estabelecido que os processos licitatórios serão feitos preferencialmente através de meios eletrônicos com processo online, diminuindo os custos operacionais. Outras mudanças relevantes incluem:
Modalidades de Licitações
De acordo com a nova legislação, as modalidades que devem ser consideradas são: pregão, concorrência, concurso, leilão e diálogo competitivo. O principal destaque vai justamente para o diálogo competitivo, algo que até então era inédito no país nesse tipo de legislação.
O objetivo dela é desenvolver alternativas que atendam as necessidades da administração. Dessa forma, após o encerramento dos diálogos, os licitantes devem apresentar a proposta final.
Com essas novas alterações, a tomada de preço e convite que estavam presentes na legislação anterior foram excluídas da nova lei.
Fases da licitação
Outra mudança na Lei foi uma alteração para o cuidado com o processo prévio de preparação das licitações e o prazo contratual podendo ser prorrogado sucessivamente respeitando a vigência máxima de 10 anos.
Essa prorrogação, porém, só é permitida se houver previsão no edital e se a vantajosidade for devidamente justificada e autorizada pela autoridade competente. Além disso, as diretrizes sobre a divulgação do orçamento passam a ser sigilosas.
Fase preparatória com estudo técnico preliminar (ETP)
Com a nova mudança, a Administração passa a ter obrigatoriedade na dedicação intensa da fase preparatória do certame. Ela deverá comprovar o planejamento nos autos do processo administrativo que ficará disponível no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) a quem tiver interesse após a homologação da licitação.
Dessa forma, ela passa a ter a obrigação de elaborar um estudo técnico preliminar (ETP) que analise as alternativas tanto técnicas, como econômicas e legais. E com isso, passa a ser obrigatória a divulgação da fase preparatória no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP), garantindo transparência.
Sistema de gestão de contratos públicos
Uma forma eficiente de aprimorar a gestão de contratos é utilizar a tecnologia como aliada. A automatização da gestão de contratos auxilia no gerenciamento de informações e um ótimo exemplo disso é na automatização das rotinas e atividades dentro de uma gestão de contratos públicos.
Com a utilização de uma tecnologia como a 1Doc, você consegue acessar todas as informações de forma remota e prática, trazendo em tempo real todos os dados pertinentes e importantes para a administração.
Uma solução digital contribui para economizar tempo e recursos, além de aumentar a produtividade e otimizar a gestão documental e o atendimento.
Conclusão
A gestão de contratos públicos é uma atividade essencial e envolve múltiplas etapas e responsabilidades dentro da administração pública. Quando bem conduzida, assegura a execução adequada, transparente e econômica dos contratos, promovendo a entrega de resultados efetivos à sociedade.
Agora que você já possui todo o conhecimento necessário do que é uma gestão de contratos públicos e qual a sua importância, chegou o momento de aplicar na prática!
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