A comunicação é a base das relações governamentais e os instrumentos utilizados precisam ser eficientes na missão de criar uma ponte entre o poder público e a população. Para isso, existem uma série de opções utilizadas, cada uma com um objetivo específico.
A circular é parte de um pacote de estratégias que podem ser utilizadas para informar algo. Trata-se de uma ferramenta eficaz, pois o documento exige uma série de especificações para ser considerado.
Neste conteúdo, você vai entender o que é uma circular, sua função na gestão pública e como ela contribui com mais velocidade na comunicação. Além disso, vamos mostrar como elaborar este documento, sua estrutura em detalhes, além de 5 dicas para o envio. Boa leitura!
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O que é uma circular?
A circular é um documento oficial, redigido por autoridades ou instituições, para comunicar informações de diversas naturezas. No contexto público, a circular é muito utilizada com o objetivo de comunicar assuntos internamente, informando todos os servidores envolvidos.
O seu formato pode ser tanto como um documento físico, quanto um ofício eletrônico, e possui as seguintes características:
- Formato padrão: a circular possui uma estrutura de comunicação formal, concisa e com linguagem clara, comunicando objetivamente seu propósito;
- Ampla distribuição: pode ser direcionada para um grupo específico de pessoas ou órgãos públicos;
- Cunho informativo: tem como objetivo informar dados ou mudanças relevantes de maneira direta e eficiente.
Além disso, existem diferentes naturezas de circular, que podem ser enviadas em contextos e com um objetivo específico. As mais comuns são:
- Informativa: divulga informações relevantes;
- Normativa: estabelece normas, regras ou diretrizes a serem seguidas;
- Instrutiva: fornece instruções detalhadas sobre como realizar determinada atividade ou processo;
- Convocatória: como o nome diz, convoca pessoas para um evento, reunião ou atividade.
Diferença entre circular e memorando
Apesar de ambos os documentos terem como objetivo informar pessoas, existem diferenças significativas não apenas na sua distribuição, como no seu formato. Enquanto a circular possui uma linguagem padronizada e objetiva, o memorando é mais informal, podendo adotar o formato de e-mail.
Além disso, a distribuição do memorando é de natureza interna, para um setor ou área específica, enquanto o ofício circular é divulgado de maneira mais ampla (é comum encontrar em murais de instituições públicas, por exemplo).
Diferença entre circular e ofício
Já o ofício possui uma natureza de comunicação mais ampla, sem ter, necessariamente, caráter informativo. Entretanto, seu grau de formalidade é maior em comparação ao documento circular. O ofício é usado para comunicar-se formalmente entre instituições ou agentes públicos.
Com a modernização da gestão pública, a distribuição de ofícios não se limita mais ao envio físico. Tanto a circular quanto o ofício já podem ser enviados de maneira eletrônica, para facilitar a comunicação e armazenados digitalmente, facilitando o acesso e a rastreabilidade no futuro.
Para que serve uma circular?
A circular é um importante instrumento de comunicação interna para órgãos públicos e serve para comunicar informações relevantes para um público amplo e específico. Na prática, consiste em:
- Divulgar novas normas, leis, procedimentos, decisões ou eventos públicos;
- Fornecer instruções detalhadas sobre como realizar tarefas ou processos específicos;
- Convocar servidores para reuniões, eventos ou atividades;
- Esclarecer dúvidas e fornecer informações sobre um assunto específico;
- Estabelecer um modelo padrão de comunicação.
Como elaborar uma circular?
A circular é um tipo de documento arquivístico que exige um cuidado na sua redação em termos técnicos, pois exige o domínio para construir textos formais e concisos, além de impessoais.
Objetividade é a palavra-chave, por isso é importante que a informação seja comunicada de maneira direta e sem ambiguidades, para evitar possíveis falhas na comunicação.
Além da redação impecável, é fundamental seguir a padronização do documento e respeitar a sua estrutura, como veremos no tópico a seguir.
Estrutura da circular
A estrutura é o elemento principal para caracterizar o documento como circular. Possui um formato padronizado, com elementos que devem estar apresentados em uma determinada ordem, incluindo:
- Cabeçalho: nome do órgão público, timbre (logotipo ou brasão), número sequencial de identificação da circular e data da emissão;
- Assunto: assunto principal do documento de maneira objetiva e clara;
- Vocativo: apresentação ao público-alvo (“Prezados servidores”, por exemplo);
- Texto: conteúdo do documento com linguagem formal e adequada ao público-alvo;
- Fechamento: use frases como “Atenciosamente” ou “Cordialmente” para fechar o documento;
- Assinatura: assinatura do responsável pela circular, com nome completo, cargo e contato (e-mail e telefone institucional)
5 dicas para enviar circulares
Por ser um documento emitido por autoridades e instituições, a sua elaboração e envio precisam estar de acordo com a formalidade que a administração pública exige.
Apesar de já ter um padrão a ser seguido – o que facilita o processo –, existem algumas dicas que podem ajudar no dia a dia e simplificar o processo:
Documento modelo
Uma vez que a circular já possui uma estrutura padrão, é possível ter um arquivo modelo para não exigir uma personalização do zero a cada envio. Um documento com o cabeçalho preenchido, por exemplo, diminui o tempo de confecção do restante do conteúdo.
Facilite a leitura
Utilize parágrafos curtos e tópicos (com números ou marcadores) para distribuir e organizar informações volumosas. Evite também jargões técnicos ou siglas que não são de conhecimento geral.
Atenção ao público-alvo
Para além de utilizar o pronome de tratamento correto, é importante atentar-se para a linguagem utilizada para comunicar-se, bem como os canais escolhidos para isso. A eficiência da comunicação começa pela entrega da informação.
Utilize um sistema
Os avanços tecnológicos já são uma realidade na administração pública, e apostar em um sistema pode facilitar o envio e recebimento de circulares, além de contribuir com mais rastreabilidade dos documentos.
Acompanhe os resultados
É possível mensurar o resultado do envio a partir de alguns indicadores simples. Se um novo sistema for implementado e comunicado via circular, por exemplo, é possível definir uma métrica de quantos servidores já estão utilizando, por exemplo.
Como as circulares agilizam a comunicação?
Com o avanço da digitalização, as circulares desempenham um papel importante para uma comunicação fluida entre órgãos e instituições. A agilidade contribui com a disseminação rápida e simultânea da informação. Isso significa que os servidores receberão o documento ao mesmo tempo.
A acessibilidade também é uma maneira de acelerar o processo, pois disponibiliza o documento de maneira transparente para ser acessada pelo seu público-alvo, além de diminuir o tempo de resposta em caso de pesquisas e consultas.
Outro aspecto que contribui é a centralização das informações, que podem ser acessadas em um único sistema. Por fim, a automatização do envio de circulares recorrentes pode ser feita com plataformas específicas, facilitando o disparo em casos de envios repetitivos.
Conclusão
Documentos como a circular desempenham uma função importante no dia a dia do serviço público. Cada um deles será responsável por comunicar informações de diferentes naturezas, o que exige um certo preparo da administração para garantir que a comunicação seja entregue e compreendida.
Para isso, não basta dominar os conceitos da redação técnica ou ter um modelo pré-pronto. É necessário apostar em ferramentas para escalar os envios de maneira segura e automatizada, reduzindo o tempo gasto na atividade e permitindo que os servidores possam focar em analisar e propor soluções para as necessidades públicas.
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