A preservação digital é um tema cada vez mais relevante para o setor público, especialmente em um cenário de transformação digital e crescente produção de documentos eletrônicos.
À medida que órgãos públicos adotam tecnologias para otimizar sua gestão e comunicação, surge a necessidade de garantir que os dados e documentos digitais sejam mantidos íntegros, acessíveis e compreensíveis ao longo do tempo.
Neste artigo, vamos apresentar os principais conceitos e desafios da preservação digital, especialmente no contexto da administração pública. Além disso, traremos orientações baseadas em marcos legais, normas técnicas e boas práticas de gestão documental digital. Boa leitura!
O que é preservação digital?
A preservação digital consiste no conjunto de estratégias, ações e tecnologias voltadas a garantir o acesso contínuo e a integridade de documentos e informações digitais por longos períodos de tempo.
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Diferente do armazenamento simples, preservar digitalmente significa considerar aspectos como a evolução tecnológica, a deterioração de mídias físicas, a manutenção do significado original dos conteúdos e a sua autenticidade.
É uma prática essencial não apenas para manter a memória institucional, mas também para assegurar a legalidade de documentos digitais, garantir o acesso à informação e cumprir a legislação arquivística vigente.
Qual a importância da preservação digital no setor público?
No setor público, a preservação digital tem papel central na manutenção da transparência, da responsabilidade administrativa e do direito à informação. Órgãos públicos produzem diariamente documentos e dados que precisam ser armazenados, acessados e recuperados por diversos prazos (alguns, por tempo indeterminado).
A adoção de práticas de preservação digital possibilita que essas instituições cumpram exigências legais e evitem riscos relacionados à perda de dados, à obsolescência tecnológica ou à corrupção de arquivos.
Além disso, permite que processos administrativos sejam mais ágeis, digitais e seguros, reduzindo a dependência de acervos físicos e otimizando recursos públicos.
Quais são os principais desafios da preservação digital?
Mesmo com avanços tecnológicos e maior conscientização sobre a importância do tema, a preservação digital ainda enfrenta obstáculos relevantes na sua implementação prática. Entre os principais desafios, destacam-se:
1. Obsolescência tecnológica
Softwares, formatos de arquivos e sistemas de armazenamento deixam de ser suportados com o tempo. Isso pode comprometer o acesso a documentos digitais caso não sejam adotadas estratégias de migração ou emulação.
2. Degradação de mídias
Não são apenas os documentos em papel que possuem uma limitação quanto à sua durabilidade. Mídias físicas como CDs, DVDs e discos rígidos têm vida útil limitada e estão sujeitas à deterioração, o que representa risco à integridade de dados armazenados exclusivamente nesses suportes.
3. Integridade dos dados
É necessário garantir que o conteúdo dos documentos digitais não sofra alterações ao longo do tempo. Para isso, mecanismos de verificação de integridade, como hash e assinaturas digitais, são essenciais.
4. Complexidade dos objetos digitais
Documentos digitais podem conter elementos interativos, metadados complexos e relações com outros arquivos. Essa complexidade demanda soluções específicas para preservar não apenas o conteúdo, mas também sua estrutura e contexto.
O que dizem os instrumentos legais e normativos sobre a preservação digital?
A preservação digital é tema regulamentado por legislações e normas técnicas que orientam as práticas de gestão documental no setor público. A seguir, destacam-se os principais marcos legais e normativos.
Lei nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos)
A Lei de Arquivos dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Ela estabelece que os documentos de valor permanente devem ser preservados, independentemente do suporte em que foram produzidos.
Ainda que não trate especificamente da preservação digital, a legislação reforça a obrigatoriedade de manutenção da integridade e acessibilidade desses documentos ao longo do tempo.
Normas do CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) possui uma série de resoluções que tratam da gestão e preservação de documentos digitais.
A Resolução nº 51/2023, por exemplo, estabelece diretrizes para a produção, gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais, incluindo a necessidade de planos institucionais de preservação.
Essas normas reforçam a responsabilidade dos órgãos públicos em adotar medidas técnicas e administrativas que assegurem a longevidade dos documentos digitais, com foco na autenticidade, integridade, confiabilidade e acessibilidade.
Decreto nº 10.278/2020
Já o Decreto nº 10.278/2020 regulamenta os requisitos técnicos para que documentos físicos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Entre esses critérios estão a geração de metadados mínimos, a rastreabilidade e auditabilidade dos processos de digitalização e o uso de mecanismos que assegurem a integridade e autenticidade dos arquivos digitalizados.
Embora o decreto não abarque todos os aspectos da preservação digital de longo prazo, ele complementa de forma importante o arcabouço necessário à gestão documental digital segura, inclusive admitindo, uma vez atendidos os requisitos, o descarte dos documentos físicos.
Quais estratégias e métodos para aplicar a preservação digital?
Para garantir a efetividade da preservação digital, é fundamental que as instituições públicas adotem estratégias estruturadas e métodos adequados. A seguir, destacamos algumas práticas recomendadas.
Adoção de uma boa plataforma
A escolha de um bom sistema de gestão pública a é um passo essencial. Plataformas de gestão documental que atendem às normas arquivísticas e oferecem funcionalidades como controle de acesso, auditoria e backup integrado contribuem diretamente para a preservação digital.
Além disso, essas plataformas devem possibilitar a interoperabilidade com outros sistemas, o uso de metadados padronizados e a conformidade com os requisitos legais e técnicos definidos por órgãos reguladores.
Migração e emulação
A migração consiste na transferência de documentos para formatos mais atualizados e sustentáveis ao longo do tempo. Já a emulação tenta replicar o ambiente original necessário para acessar um documento antigo, mantendo sua funcionalidade original.
Ambas as abordagens são utilizadas para enfrentar a obsolescência tecnológica e devem ser aplicadas com critérios técnicos rigorosos, garantindo a autenticidade e o significado original dos documentos.
Planos de preservação digital institucional
É recomendável que cada órgão público desenvolva e implemente seu próprio plano de preservação digital. Esse documento deve definir responsabilidades, objetivos, métodos, tecnologias envolvidas e ações preventivas para garantir a continuidade e confiabilidade do acervo digital da instituição.
Os planos devem ser atualizados periodicamente, considerando as mudanças tecnológicas e organizacionais. Sua elaboração deve envolver setores responsáveis por TI, arquivo, jurídico e áreas finalísticas.
Políticas de backup e redundância
Uma política sólida de backup e redundância é indispensável para a preservação digital. Além de proteger contra falhas físicas, ciberataques ou perda de dados acidental, ela garante maior resiliência e recuperação rápida em situações emergenciais.
Recomenda-se o uso de armazenamento em nuvem, que oferece maior escalabilidade, segurança e disponibilidade, reduzindo a dependência exclusiva de mídias físicas locais. Soluções em nuvem também facilitam a gestão de cópias redundantes em diferentes localizações, aumentando a segurança do acervo digital.
Conclusão
A preservação digital é um compromisso contínuo que exige atenção técnica, gestão estratégica e conformidade com normas legais. Para o setor público, essa prática representa um passo fundamental na consolidação da transformação digital e na oferta de serviços mais modernos, acessíveis e seguros à população.
Mais do que uma ação técnica, preservar digitalmente é garantir que a memória institucional, os direitos do cidadão e os registros administrativos sejam mantidos vivos e acessíveis no futuro.
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