O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), no âmbito do Poder Judiciário, para viabilizar a tramitação digital de processos e documentos administrativos.
Ao longo dos anos, passou a ser adotado por instituições públicas como plataforma de gestão de documentos, sobretudo na administração pública federal.
Neste artigo, vamos explicar como o sistema funciona, quais são suas principais funcionalidades e, posteriormente, apresentar um comparativo com a 1Doc, adotada por instituições públicas que buscam ampliar a digitalização e eficiência dos seus serviços.
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O que é o Sistema Eletrônico de Informações (SEI)?
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um software desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para ser usado em instituições públicas que desejam digitalizar processos administrativos e documentos.
O sistema foi adotado inicialmente pelo então Ministério da Economia, e atualmente é utilizado no âmbito do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI).
Sua implementação está alinhada à iniciativa do Processo Eletrônico Nacional (PEN), voltada à construção de uma infraestrutura pública de processos administrativos eletrônicos.
A proposta central do SEI é possibilitar que a produção, edição, assinatura e tramitação de documentos aconteçam de forma totalmente digital, dispensando o uso de papel e reduzindo o tempo de processamento dos atos administrativos.
Características e funcionalidades do SEI
O SEI oferece um conjunto de funcionalidades voltadas à tramitação digital. A seguir, listamos os principais recursos, com uma breve explicação sobre cada um deles:
- Gestão de documentos e processos: permite criar, organizar e arquivar documentos eletrônicos dentro de processos administrativos;
- Tramitação eletrônica: facilita o envio de processos entre unidades administrativas, com registro das etapas de movimentação;
- Controle de acesso: define níveis de visibilidade (público, restrito e sigiloso), conforme a legislação aplicável e critérios da autoridade competente;
- Assinatura eletrônica: permite a assinatura de documentos com certificado digital (ICP-Brasil) ou assinatura cadastrada (login e senha), conforme regras do órgão;
- Acesso externo: permite que usuários externos, como cidadãos ou representantes legais, acompanhem ou participem de processos específicos;
- Controle de prazos e notificações: permite configurar prazos de retorno e criar alertas internos para acompanhamento das atividades;
- Rastreabilidade: garante histórico das ações realizadas no processo, promovendo transparência e controle.
Essas funcionalidades compõem a base operacional do SEI, sendo aplicáveis principalmente em ambientes de gestão interna e tramitação de documentos entre setores e órgãos públicos.
SEI ou 1Doc: qual sistema escolher?
O SEI cumpre um papel importante na digitalização da administração pública. Ao viabilizar o trâmite eletrônico de documentos e processos, o sistema contribui para a redução de papel, agilidade operacional e conformidade com normas legais.
No entanto, quando o objetivo é ampliar a transformação digital para além da tramitação de documentos, as instituições públicas têm buscado sistemas de gestão pública mais abrangentes, como a 1Doc.
Vamos aos principais pontos que diferenciam SEI e 1Doc:
Custos de implantação
Embora não haja cobrança de licença pelo uso do software, o SEI requer implementação local ou hosting próprio, o que traz custos e esforços adicionais aos órgãos que desejam utilizá-lo.
A implantação do SEI pode custar de R$ 85.779 a R$ 728.829, dependendo do Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD) escolhido pela instituição.
A 1Doc, por sua vez, não possui custos de implantação, sendo necessário apenas o pagamento da mensalidade. Por se tratar de um Software as a Service (SaaS), a implantação da 1Doc não requer uma infraestrutura própria do órgão.
Além disso, a plataforma utiliza a infraestrutura da Amazon Web Services (AWS), garantindo disponibilidade mundial e segurança certificada.
Suporte e manutenção
Além do alto custo de implantação, o uso do SEI transfere toda a responsabilidade de suporte, manutenção e atualizações para o órgão público.
A implantação do SEI exige investimentos em infraestrutura, parametrização e customização dos fluxos internos, capacitação das equipes e manutenção contínua, incluindo suporte, atualizações e integrações, o que demanda recursos financeiros e humanos para que o sistema funcione de forma adequada.
Já a 1Doc oferece suporte integrado, disponibilidade garantida e ferramentas de automação que reduzem o tempo de atendimento e geram economia comprovada para os municípios.
O suporte da 1Doc já está incluído no serviço, com respostas em tempo hábil e profissionais disponíveis para a realização de treinamentos, consultorias e resolução de dúvidas em relação à plataforma.
Funcionalidades e usabilidade
Um ponto relevante na comparação é o foco de cada ferramenta. O SEI é voltado para a digitalização do processo administrativo e tem uma estrutura consolidada para uso interno. No entanto, o sistema conta com uma usabilidade considerada mais limitada, com uma interface pouco intuitiva e uma curva de aprendizado alta.
Para utilizá-lo de forma eficiente, os servidores geralmente precisam de treinamentos detalhados. Além disso, caso o órgão queira contar também com uma ouvidoria ou atendimento ao cidadão, é necessário contratar soluções complementares.
Já a 1Doc é uma plataforma de gestão pública digital completa, que incorpora o relacionamento com o cidadão e a oferta de serviços 100% digitais.
A 1Doc oferece recursos voltados à integração com o cidadão, central de atendimento, ouvidoria, diário oficial, geração de relatórios gerenciais e digitalização completa dos serviços públicos.
Além disso, a usabilidade da 1Doc foi projetada para ser simples e intuitiva, reduzindo a curva de aprendizado e permitindo que qualquer usuário consiga operar o sistema com facilidade, mesmo sem conhecimentos técnicos avançados.
Essa facilidade de uso agiliza a adoção, diminui a necessidade de treinamentos extensos e contribui para uma experiência mais fluida e eficiente tanto para a gestão interna quanto para o atendimento à população.
Essa diferença de escopo e usabilidade impacta diretamente a experiência dos usuários, o tempo de resposta aos cidadãos e os custos de operação.
Outro ponto importante é a tomada de decisão baseada em dados.
Enquanto o SEI oferece recursos limitados para geração de relatórios, dificultando análises mais avançadas e fazendo com que a melhoria contínua dependa muitas vezes de percepções subjetivas, a 1Doc disponibiliza painéis e relatórios gerenciais completos, que permitem acompanhar indicadores, identificar gargalos e embasar decisões com informações reais e atualizadas.
IA
Também é necessário destacar o uso de Inteligência Artificial. Enquanto o SEI não oferece nenhuma funcionalidade de Inteligência Artificial (IA), a 1Doc conta com uma IA conversacional integrada ao WhatsApp, aplicativo utilizado por 147 milhões de usuários no país.
A 1Doc IA atua de forma integrada à central de atendimento e responde os usuários de forma clara, objetiva e acessível. O funcionamento é simples: o cidadão envia uma mensagem (que pode ser em texto ou áudio), a IA interpreta o conteúdo e direciona o usuário para o serviço ou informação necessária.
A IA vai além dos chatbots tradicionais (que funcionam com roteiros pré-programados) e entende também abreviações e erros de gramática ou de digitação. Essa tecnologia contribui para a eficiência da gestão pública, liberando as equipes internas para atividades mais estratégicas.
E o uso de Inteligência Artificial não para por aí. Além de ser usada no atendimento ao cidadão, a 1Doc também conta com funcionalidades de IA para apoiar na construção de documentos e na correção de textos na plataforma.
Comparativo entre SEI e 1Doc
A tabela abaixo resume as diferenças entre as duas plataformas, com base em critérios como funcionalidades, suporte, integração e benefícios operacionais.
| Funcionalidade | 1Doc | SEI |
| Implantação | Sistema online, não requer instalação e nem custos adicionais além da mensalidade. | Custos podem variar entre R$ 85.779 e R$ 728.829, dependendo da infraestrutura, do banco de dados escolhido e dos serviços necessários. |
| Inteligência Artificial | Sim. A 1Doc possui uma IA para atendimento via WhatsApp, totalmente integrada à central de atendimento. Além disso, há funcionalidades de IA para construir documentos e revisar textos na plataforma. | Não possui. |
| Usabilidade | Interface simples e intuitiva, reduz a curva de aprendizado, facilita a adoção rápida e requer pouco treinamento. | Interface considerada pouco intuitiva, com curva de aprendizado alta e navegação complexa; usuários geralmente precisam de treinamentos extensos e a experiência não segue padrões modernos de design e acessibilidade. |
| Ouvidoria | Sim. Integrada e com atendimento eficiente ao cidadão. Central de atendimento com Ouvidoria, pronta para atender às necessidades da população. | Não. Não é integrada ao SEI. Utiliza outro canal para receber as demandas, o que exige mais investimento. |
| Integração com outros sistemas | Sim. Integração fica sob responsabilidade da 1Doc. | Não. O desenvolvimento fica a cargo da instituição. |
| Disponibilidade | Disponibilidade garantida em 99,9% do tempo. | Sem garantia de disponibilidade, variando de acordo com os técnicos alocados e a infraestrutura disponível. |
| Suporte | Sim. Suporte 100% gratuito, com respostas em tempo hábil. | Não. Depende da capacidade técnica dos servidores alocados, gerando custo por hora/servidor. |
| Serviços | Atende a todos os serviços de forma digital, seja por meio de integração, com respostas automáticas, ou com encaminhamento por um servidor. | Alguns serviços estão disponíveis apenas de forma presencial, exigindo o preenchimento de formulários impressos. |
| Central de atendimento | Atendimento completo à população, de onde estiver, online, 24 horas por dia. Demandas são resolvidas sem a necessidade de deslocamento até a instituição. | O canal é limitado e, normalmente, exige que o cadastro de usuários externos seja aprovado por um servidor. Essa exigência pode fazer com que a demora na aprovação leve o cidadão a se deslocar até a unidade. |
| Busca de documentos | Busca otimizada, com reconhecimento de caracteres em documentos digitalizados e conversão automática. | Aceita apenas OCR. |
| Notificações | Notificações automáticas enviadas aos contribuintes. | Não notifica os cidadãos sobre o andamento de suas demandas. |
| Relatórios inteligentes | Relatórios em tempo real para a tomada de decisões estratégicas. | Não fornece. |
Enquanto o SEI atende a necessidades específicas de tramitação administrativa, a 1Doc oferece um ecossistema completo para a gestão pública digital. Isso inclui não apenas a gestão documental, mas também o atendimento ao cidadão, a integração entre sistemas e a geração de relatórios gerenciais que apoiam a tomada de decisão.
Para instituições que desejam evoluir em direção a um modelo de gestão digital e responsiva, a escolha da plataforma pode influenciar diretamente a qualidade dos serviços prestados e a eficiência da gestão.
Cases de sucesso 1Doc
Diversos órgãos e entidades já adotaram a 1Doc como solução para digitalizar seus serviços e processos. Abaixo, destacamos três exemplos que mostram os impactos práticos da plataforma na gestão pública.
Prefeitura de Aracaju
Nos últimos anos, a Prefeitura de Aracaju tem protagonizado uma verdadeira transformação digital na região.
Desde 2018, a cidade vem priorizando a digitalização de serviços com foco na inclusão, acessibilidade e eficiência. A adoção de um sistema para prefeituras permitiu substituir processos morosos por soluções digitais, facilitando o acesso da população aos serviços públicos.
Um dos destaques foi o Procon Digital, que tornou possível registrar reclamações pela internet. Com isso, reduziu-se o tempo de resposta e ampliou-se a comodidade do atendimento. A transformação também promoveu ganhos na transparência e na confiança da população nos serviços prestados.
Destaques:
- R$ 35.302.156,13 em economia desde 2019
- 154.506 pessoas atendidas em 2023
- 339.794 assinaturas digitais
Câmara Municipal de Foz do Iguaçu
A Câmara Municipal de Foz do Iguaçu buscava modernizar seus fluxos internos e melhorar o atendimento ao cidadão.
Antes da digitalização, os processos eram físicos, descentralizados e marcados por lentidão. Com a implantação da 1Doc, iniciada em dezembro de 2023, a instituição reorganizou seus fluxos de trabalho e implantou atendimento eletrônico com emissão automática de protocolos.
A digitalização eliminou o uso de papel, aumentou a rastreabilidade dos documentos e facilitou a adoção do trabalho remoto. A iniciativa também fortaleceu a transparência institucional, ao permitir o acompanhamento em tempo real das matérias legislativas por parte dos cidadãos.
Destaques:
- +21 mil assinaturas digitais via 1Doc em um ano
- +R$ 1 milhão economizados para a gestão pública
- +1.200 pessoas únicas atendidas em 6 meses
Fundação de Saúde Pública de São Sebastião
A Fundação de Saúde Pública de São Sebastião enfrentava desafios relacionados à tramitação física de documentos e ao tempo elevado para movimentação entre unidades distantes.
Com a adoção da 1Doc em 2023, a instituição digitalizou seus processos administrativos, melhorando a comunicação interna e reduzindo significativamente o tempo de resposta a demandas.
Atualmente, solicitações como cópias de prontuários são processadas de forma digital, muitas vezes no mesmo dia. A mudança gerou ganhos em eficiência, controle e segurança da informação, com impacto direto na qualidade da gestão pública da saúde.
Destaques:
- +7 mil documentos emitidos desde 2023
- Média de 2 mil assinaturas por mês (2025)
- Média de 250 pessoas atendidas por mês (2025)
Conclusão
O SEI é uma ferramenta importante para a tramitação de processos internos. No entanto, para instituições que buscam uma gestão pública totalmente digital, com atendimento ao cidadão, funcionalidades de IA, automação de serviços e economia operacional, é fundamental considerar soluções mais completas.
A 1Doc surge como alternativa para as instituições que desejam integrar todos os serviços em uma única plataforma. A gama de segmentos que já adota a 1Doc em seu dia a dia é extensa: são prefeituras, câmaras, autarquias de saneamento, previdenciárias, fundações, entre diversas outras. Todas com resultados já comprovados em diversas regiões do país.
Quer conhecer como sua gestão pode evoluir? Saiba como a 1Doc pode promover uma verdadeira transformação na sua instituição!
