Criada em 1991, a Lei de Arquivos assume um papel ainda mais importante atualmente. Pensada em uma época em que ainda não existia o volume de dados que temos na era digital, a legislação torna-se essencial para a organização e controle em órgãos públicos.
Com a digitalização cada vez mais frequente, a lei também atua para preservar as informações e garantir a integridade na comunicação entre entes públicos e privados. Se na época já era relevante, hoje tornou-se fundamental para a gestão documental.
Neste conteúdo, você vai entender o que é a Lei de Arquivos Públicos e seu conceito, o contexto da criação da legislação, sua importância e como a tecnologia pode apoiar os processos. Boa leitura!
O que é a Lei de Arquivos?
A Lei nº 8.159/91, também conhecida como Lei de Arquivos, dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, estabelecendo normas para a gestão documental e a proteção especial de documentos de valor histórico. A rotina dos servidores públicos é cercada de tramitações, o que significa que a Lei de Arquivos é bastante presente no dia a dia das atividades do município.
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A lei determina que o Poder Público faça a gestão de arquivos e documentos, além da sua devida proteção para evitar desvios e rasuras. Arquivos privados de interesse público e social podem receber proteção especial conforme previsto na lei.
A sua implementação foi um marco importante para aumentar os mecanismos de controle de documentos e protegê-los de possíveis desvios de rota. Em um contexto mais recente, o volume de arquivos aumentou consideravelmente nas instituições públicas, tornando a lei ainda mais relevante para a manutenção da rotina dos servidores.
Em que contexto a Lei de Arquivos foi criada?
A gestão de documentos só recebeu um olhar mais cuidadoso após a criação da Constituição Federal de 1988, na qual foram estabelecidas diretrizes para a organização e preservação de documentos.
A Constituição foi um marco importante na história brasileira, pois foi a partir dela que foram estabelecidos princípios importantes como os de administração pública e diretrizes claras para a gestão e arquivamento de documentos.
É neste contexto que a Lei nº 8.159/91 foi criada e, junto com ela, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), vinculado ao Arquivo Nacional. O Conselho tem o papel de definir políticas nacionais para o gerenciamento de todo tipo de arquivo (como um ofício ou memorando, por exemplo).
O que é considerado arquivo público?
De acordo com o art. 2º, são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos e instituições públicas, além de entidades privadas. Em decorrência do exercício de atividades específicas, assim como por pessoa física, independente do suporte da informação ou natureza dos documentos.
O acesso a informações públicas é regulamentado pela Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011), complementando a Lei de Arquivos ao garantir transparência. Em contrapartida, as instituições devem responder no prazo estabelecido, sob pena de punição.
Os arquivos públicos atuam nos âmbitos federal, estadual, municipal e no Distrito Federal em função da gestão da informação e atividades administrativas, legislativas e judiciárias praticadas em cada território.
Como a Lei de Arquivos define a gestão de documentos?
A legislação também estabelece aspectos importantes sobre a gestão de documentos. De acordo com a lei, a gestão de documentos consiste nos processos e operações de:
- Produção: a primeira fase da gestão de documentos é a criação de registros (digitais e/ou físicos) na rotina de trabalho dos órgãos públicos. Podem ser relatórios, e-mails, memorandos, contratos etc;
- Tramitação: é a movimentação dentro ou fora de um órgão público, ou seja: revisão, encaminhamento, aprovação e distribuição de documentos;
- Uso: utilização dos documentos para tomadas de decisões ou realizar tarefas da instituição;
- Avaliação: processo que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, podendo ser eliminados ou preservados permanentemente;
- Arquivamento: quando os documentos não possuem mais utilidade imediata para as atividades, mas ainda precisam ser preservados, são classificados, organizados e armazenados (de maneira física ou digital).
Para destruição de arquivos públicos, é necessário solicitar autorização da instituição arquivística pública, de acordo com a sua esfera de competência e assunto fim do documento.
Em casos de destruição indevida ou desfiguração de documentos de valor permanente ou considerado de interesse público e social, o art. 25 da lei estabelece a responsabilidade penal, civil e administrativa para quem o fizer.
Qual é a importância da Lei de Arquivos?
Com a evolução dos meios de comunicação entre órgãos públicos e privados, a lei torna-se um pilar para garantir a integridade e segurança das informações trocadas. Desta forma, a lei contribui para a preservação e autenticidade dos documentos, que servem de base para a transparência pública.
Isso é importante para preservar a história do município e todas as suas mudanças de uma maneira transparente e acessível para a população. Uma sociedade informada pode tornar-se mais ativa nas decisões públicas e causar efeitos positivos na comunidade por manter a sua história guardada.
Cada instituição deve adotar tabelas de temporalidade documental, elaboradas conforme normas do Conarq e instituições arquivísticas públicas.
Como a tecnologia pode ajudar
A tecnologia tem um papel fundamental quando o assunto é rastreabilidade. Isso porque, com sistemas automatizados de gestão de documentos, você elimina os riscos de perder o documento físico durante o processo.
O uso de recursos tecnológicos permite gerenciar um grande volume de informações e, ainda, criar documentos digitais para a tramitação entre órgãos. É o caso do nato digital, um documento criado eletronicamente e existente apenas em meios virtuais, ou seja, não possui uma peça física.
Com funcionalidades como arquivamento automático e acompanhamento de prazos, o dia a dia da gestão de documentos dos órgãos públicos torna-se mais simples, além de mais econômica. Sem a necessidade de impressão, transporte de documentos e espaço físico para armazenamento, a gestão municipal ainda otimiza seus recursos.
Alguns exemplos práticos que mostram o potencial de aliar tecnologia e gestão de documentos são:
- Sistemas de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GED);
- Digitalização de documentos;
- Assinaturas de documentos de maneira digital;
- Automatização de processos de envio e recebimento de arquivos;
- Ferramentas de pesquisa para busca de informações e documentos;
- Auditorias automatizadas para identificar itens em discordância com a Lei de Arquivos.
Entre outras possibilidades que podem transformar a maneira como os servidores se relacionam com a gestão documentais de cada órgão público.
Conclusão
A Lei de Arquivos é um pilar importante quando o assunto é gestão da informação no serviço público. A legislação é necessária para garantir a transparência nos processos e preservação de documentos, que já pode ser feita por meios tecnológicos que aumentam sua durabilidade e otimizam os recursos públicos.
À medida em que a tecnologia avança e apresenta ainda mais recursos para preservar a memória de um município por meio de seus documentos, é possível abrir novas possibilidades para o futuro.
Com a ferramenta certa, é possível economizar de maneira significativa o gasto investido em tramitações de processos em papel. Descubra quanto seu município pode economizar mudando para a realidade digital.
