A preservação de documentos é uma prática essencial para garantir a continuidade administrativa, a transparência e a memória institucional dos órgãos públicos.
No contexto da gestão pública, lidar adequadamente com os documentos significa manter a integridade das informações ao longo do tempo e assegurar que cidadãos e servidores tenham acesso a dados confiáveis quando necessário.
Neste artigo, vamos detalhar os principais aspectos relacionados à conservação de documentos, sua importância e como implementá-la com o auxílio de um bom sistema de gestão pública. Boa leitura!
O que é preservação de documentos?
Preservação de documentos é o conjunto de ações destinadas a proteger os documentos físicos e digitais contra danos, deterioração e perda. Essa prática envolve cuidados com o ambiente de armazenamento, métodos de manuseio, controle de pragas e gestão da informação ao longo do seu ciclo de vida.
Sem tempo para ler agora?
Baixe esta matéria em PDF!
A digitalização também desempenha um papel central, envolvendo a migração de formatos, a atualização de suportes e a garantia de acesso contínuo às informações.
No setor público, a conservação de documentos segue orientações legais e técnicas específicas. O objetivo é garantir que os registros sejam acessíveis, legíveis e autênticos durante o tempo necessário, de acordo com a sua classificação de temporalidade.
Qual é a importância da preservação de documentos?
A seguir, destacamos os principais motivos pelos quais a preservação de documentos deve fazer parte das rotinas de gestão documental nos órgãos públicos.
Garantir a integridade e autenticidade das informações
Preservar documentos é essencial para assegurar que os registros permaneçam íntegros, sem alterações ou perdas de conteúdo ao longo do tempo. Isso é importante tanto para a administração interna quanto para o atendimento a solicitações externas de informações.
A autenticidade dos documentos públicos também depende da manutenção de suas características originais. Essa exigência se aplica tanto aos documentos físicos quanto aos digitais, que devem ser armazenados e gerenciados com o uso de sistemas de gestão de documentos que garantam controle de acesso e registros de alterações.
Preservar a memória institucional e cultural
Os documentos públicos são fontes primárias que retratam a história das instituições e da sociedade. A conservação de documentos permite que informações sobre decisões administrativas, políticas públicas e eventos históricos sejam preservadas para consultas futuras.
Essa memória institucional tem valor histórico, social e cultural. Ela pode ser utilizada em pesquisas acadêmicas, investigações jornalísticas ou em processos de tomada de decisão que demandem o resgate de informações passadas.
Cumprir requisitos legais e regulatórios
A legislação brasileira exige que órgãos públicos mantenham a guarda e a integridade de seus documentos por prazos definidos em tabelas de temporalidade documental.
Além disso, existem normas específicas que tratam da gestão de documentos, como a Lei do Arquivo, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
O não cumprimento dessas exigências pode resultar em sanções administrativas e jurídicas. Por isso, a preservação de documentos é uma obrigação legal que precisa ser gerenciada com responsabilidade.
Facilitar a pesquisa e o acesso à informação
A preservação adequada facilita a localização e o acesso rápido aos documentos sempre que houver necessidade. Isso é fundamental para atender a demandas internas, fiscalizações, auditorias e solicitações de acesso à informação feitas por cidadãos com base na Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011).
Quando os documentos estão bem conservados e organizados, os processos administrativos ganham em eficiência e os servidores conseguem atender melhor às demandas da população.
Que tipos de documentos precisam ser preservados nos órgãos públicos?
Nos órgãos públicos, diversos tipos de documentos demandam preservação. Isso inclui documentos administrativos, financeiros, jurídicos e históricos. Entre os principais exemplos estão:
- Atas de reuniões;
- Memorandos;
- Ofícios;
- Circulares;
- Portarias;
- Processos administrativos;
- Contratos e convênios;
- Registros contábeis e orçamentários;
- Documentos de RH, como folhas de pagamento e registros funcionais;
- Projetos de obras públicas;
- Correspondências oficiais;
- Documentos históricos com valor permanente.
Cada tipo de documento possui um prazo de guarda específico, definido de acordo com sua natureza e finalidade administrativa.
Quais são os impactos da perda documental para a gestão e para o cidadão?
A perda de documentos pode gerar uma série de consequências negativas para a gestão pública e para os cidadãos. Entre os principais impactos estão:
- Interrupção de serviços públicos por falta de informações essenciais;
- Dificuldades na prestação de contas e em processos de auditoria;
- Prejuízos financeiros decorrentes de multas, ações judiciais ou necessidade de refazer trabalhos administrativos;
- Comprometimento da memória institucional e da transparência administrativa;
- Insatisfação do cidadão devido à demora ou impossibilidade de atendimento de suas demandas.
Por esses motivos, a preservação de documentos é uma responsabilidade que deve ser encarada com seriedade pelos gestores públicos.
Como colocar a preservação de documentos em prática?
Implementar ações de conservação de documentos envolve planejamento, capacitação de equipes e adoção de boas práticas. A seguir, destacamos algumas medidas importantes.
Mapeie os tipos de documentos e suas funções
O primeiro passo de uma boa gestão de documentos é identificar os tipos de documentos produzidos e recebidos pela instituição, compreendendo suas funções e prazos de guarda. Isso facilita o planejamento das ações de preservação e evita a perda de informações relevantes.
Faça o armazenamento adequado
Os documentos físicos devem ser armazenados em ambientes com temperatura e umidade controladas, protegidos de luz excessiva, poeira e agentes químicos. No caso dos documentos digitais, é necessário utilizar servidores ou serviços de armazenamento em nuvem com níveis adequados de segurança.
Utilize materiais de acondicionamento
A utilização de materiais apropriados, como caixas e pastas livres de ácido, ajuda a prolongar a vida útil dos documentos físicos em uma sala de arquivo. Esses materiais evitam a deterioração por contato com superfícies inadequadas.
Faça o manuseio correto
Durante o uso, os documentos devem ser manuseados com cuidado, utilizando luvas quando necessário e evitando dobras, rasgos ou marcações. O treinamento das equipes responsáveis é fundamental para reduzir danos acidentais.
Mantenha uma rotina de limpeza regular
A higienização periódica dos locais de armazenamento contribui para evitar o acúmulo de poeira e sujeiras que podem acelerar a degradação dos documentos. Também é importante manter um controle rigoroso de pragas e roedores, que representam riscos significativos para os arquivos.
Classifique e organize os documentos por temporalidade
A classificação de documentos, com base em tabelas de temporalidade, orienta sobre o prazo de guarda e a destinação final de cada tipo de documento. Isso permite que os documentos sejam organizados de forma eficiente e facilita o processo de identificação e recuperação das informações.
Digitalize documentos com respaldo legal e técnico
A digitalização de documentos é uma estratégia que contribui para a preservação, reduzindo o manuseio dos originais físicos. Para que os documentos digitais tenham validade jurídica, é importante seguir as normas de digitalização documental, como as definidas pela Resolução nº 40/2014 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
Utilize sistemas com controle de acesso e backup seguro
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é essencial em todo esse processo. Por isso, os documentos digitais devem ser armazenados em sistemas que permitam o controle de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar os arquivos.
Além disso, é fundamental manter cópias de segurança (backups) atualizadas, escolher formatos de arquivo duráveis e realizar a migração de dados quando necessário para evitar obsolescência tecnológica.
Estabeleça políticas permanentes de gestão documental
Por fim, é importante que os órgãos públicos desenvolvam políticas institucionais de gestão documental, com diretrizes claras sobre produção, armazenamento, conservação e destinação dos documentos.
Essas políticas devem ser revisadas periodicamente para atender a eventuais mudanças legais e tecnológicas.
Conclusão
A preservação de documentos é um processo contínuo que envolve planejamento, recursos e a conscientização de toda a equipe da administração pública.
Além de garantir a continuidade administrativa e o cumprimento das obrigações legais, a conservação de documentos fortalece a transparência e a eficiência na gestão pública.
Um aliado importante na gestão de documentos é ter bons modelos em mãos. Baixe agora o nosso modelo gratuito de circular!
